Wo finde ich Informationen über elektronische Aktenführung und Vorgangsbearbeitungssysteme?

Beratende Stellen
Der Beratungsauftrag der Archive im Bereich der Schritgutverwaltung erstreckt sich auch auf den Bereich der elektronischen Aktenführung. In einigen Bundesländern, aber auch z.B. auf der Ebene von Landkreisen oder Städten existieren Kompetenzzentren oder Beratungsstellen zur Einführung von VBS / DMS. Diese unterstützen die Behörden z.B. auch bei Verhandlungen mit Firmen. Die Praxisnähe der Kompetenzzentren ist teils sehr hoch, weil die Mitarbeiter oftmals selbst aus den „normalen“ Behörden stammen und daher ihre „Klientel“ kennen. Manchmal sind auch die Archive selbst als offizielle Beratungsstellen tätig. So ist beispielsweise die Stabsstelle CC DMS bei der Regierung von Schwaben für die bayernweite Einführung des DMS „ELDORA“ in den bayerischen Staatsbehörden zuständig. Zahlreiche Informationen bietet auch das Kompetenzteam Bundesarchiv - Behördenberatung - elektronische Akten. Teilweise werden auch seitens der Landesverwaltungen Informationen bereitgestellt. So bietet das Land Hessen unter http://www.egovernment.hessen.de/ in der Rubrik Produkte auch Broschüren zum Dokumenten- und Workflowmanagement.

Mit dem Kooperationsausschuss automatisierte Datenverarbeitung Bund / Länder / Kommunaler Bereich (KoopA-ADV) bestand jahrelang ein länderübergreifendes Standardisierungsgremium zu DMS/VBS, wobei hier insbesondere die AG IT-gestützte Verwaltungsarbeit maßgeblich war. Der KoopA beendete im März 2010 seine Tätigkeit, in den nächsten Wochen wird im IT-Planungsrat über Nachfolgeinstitutionen für die AG IT-gestützte Verwaltungsarbeit entschieden.

Im kommunalen Umfeld bietet die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement Informationen zu DMS/VBS: http://www.kgst.de

Standards und Normen
Grundlegende Anforderungen an die elektronische Aktenführung und Vorgangsbearbeitung werden in den Standards und Normen beschrieben. Zentral, aber für bestimmte Verwaltungsbereiche (z.B. Landratsämter und Kommunen) schwer anwendbar, ist das DOMEA-Konzept. Konzept für Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung in der öffentlichen Verwaltung, unter Federführung des Bundesinnenministeriums (http://www.verwaltung-innovativ.de  > Organisation > DOMEA). Neben dem zentralen Organisationskonzept existieren auch „Erweiterungsmodule“, z.B. zur Aussonderung und Archivierung elektronischer Akten.

Mit der Intention des DOMEA-Konzepts vergleichbar sind die österreichischen bzw. schweizerischen Richtlinien ELAK (http://www.digitales.oesterreich.gv.at > Verwaltung) bzw. GEVER (http://www.bar.admin.ch > Themen) sowie der EU-Standard „MoReq“, Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records (http://www.dlmforum.eu).

Eine Gegenüberstellung der Standards DOMEA, MoReq und DIN ISO 15489 bietet ein Poster, das von dem Kompetenzteam Bundesarchiv - Behördenberatung - elektronische Akten erstellt wurde. 

PREMIS (Preservation Metadata: Implementation Strategies) ist ein Standard für technische Metadaten der Langzeitarchivierung; hierzu zählen z.B. die Dateiformatversion, Dateityp, technische Umgebung, der logische Aufbau der elektronischen Unterlagen und die Ursprungssoftware.  Technische Metadaten sind notwendig, um Maßnahmen zur langfristigen Erhaltung elektronischer Unterlagen planen und umsetzen zu können. METS (Metadata Encoding and Transmission Standard) ermöglicht die Beschreibung hierarchischer Datenstrukturen sowie der Relationen zwischen den verschiedenen Objekten einschl. Verweisen (Persistent Identifier) auf die digitalen Objekte selbst.

Der DIN NABD 15 im Deutschen Institut für Normung ist von deutscher Seite an der nationalen und internationalen Normung und Standardisierung in Schriftgutverwaltung sowie DMS/VBS verantwortlich beteiligt (http://www.nabd.din.de).

Firmen
Der Markt der einschlägigen Firmen ist stark angewachsen. Vor dem Kauf eines Systems sollten daher Vergleiche und Tests durchgeführt werden, um das für die eigenen Ansprüche beste DMS zu ermitteln. Der Kauf bzw. die Implementierung kann u.U. begleitet werden durch Kompetenzzentren, aber auch die zuständigen Archive.

Weitere Informationsmöglichkeiten
Allgemeine, produktbezogene und technische Informationen zur elektronischen Akte und Vorgangsbearbeitung sind beim Branchenverband VOI e.V., Competence Center Standards und Normen, abrufbar unter:
http://www.voi.de/de/voi-themen/standards-a-normen-in-ecm/-ccsn-ecm-links

Speziell für die öffentliche Verwaltung sind die in SAGA definierten technischen Standards relevant:
http://www.cio.bund.de > Standards und Archivtekturen

Daneben bietet die Informationsdatenbank von NESTOR eine gute Datenbasis für Informationen zu DMS/VBS:
http://www.langzeitarchivierung.de > Informationsdienste

Aspekte der Langzeitspeicherung werden neben dem DOMEA®-Konzept in der für Bundesbehörden verbindlichen TR-VELS des BSI geregelt: https://www.bsi.bund.de > Publikationen > Technische Richtlinien

Handlungsleitfäden zur Aufbewahrung elektronischer und elektronisch signierter Dokumente sowie zum Scannen von Papierdokumenten bietet das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie: http://www.bmwi.de > Publikationen > Archiv