Wie kann ich das Funktionieren meiner Schriftgutverwaltung sicherstellen? 
 

Das Vorliegen von Instrumenten gewährleistet das Funktionieren der Schriftgutverwaltung. Hierdurch wird nicht nur sichergestellt, dass die Aufgaben des Ordnens, Registrierens, Ablegens, Bereitstellens und der Aussonderung erfüllt werden, sondern auch der Übergang des Schriftgutes von der laufenden Registratur zur Altregistratur bzw. ins Zwischenarchiv und schließlich ins Archiv strukturiert. Solche Instrumente sind insbesondere

Aktenplan
- Erläuterung
- Informationspapier Aktenplan, herausgegeben vom Staatsarchiv Hamburg
- Empfehlungen und Checklisten des Bundesarchivs für das Überarbeiten und Erstellen von Aktenplänen
- Beispiel: Einheitsaktenplan für die bayrischen Gemeinden und Landratsämter
- Beispiel: Kommunaler Aktenplan, zu beziehen über die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement 
 

Aktenverzeichnis
- Informationspapier Aktenverzeichnis, herausgegeben vom Staatsarchiv Hamburg


Registraturordnung / Aktenordnung
- Beispiel: Musteraktenordnung der Stadtverwaltung Hamburg
- Beispiel: Moderner Staat - Moderne Verwaltung: Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in Bundesministerien

Geschäftsordnung
- Erläuterung
- Beispiel: Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien GGO
- Beispiel: Gemeinsame Geschäftsordnung für die Berliner Verwaltung, Allgemeiner Teil (GGO I)
- Beispiel: AGO (Allgemeine Geschäftsordnung für die Behörden des Freistaats Bayern v. 12.12.2000)


Aufbewahrungsfristen / Fristenkatalog
- Erläuterung
- Informationspapier Aufbewahrungsfristen, herausgegeben vom Staatsarchiv Hamburg
- Plakat des Bundesarchivs: Orientierungswerte für Aufbewahrungsfristen von Schriftgut der obersten Bundesbehörden
- Vortrag des Bundesarchivs: Funktion und Nutzen von Aufbewahrungsfristen in der Schriftgutverwaltung

Tagebuch
- Erläuterung