Welche Normen und Standards gibt es für die Schriftgutverwaltung?

Normen und Standards beschreiben die Anforderungen an Schriftgutverwaltungen und stellen damit einen wertvollen Orientierungsrahmen und zugleich ein Hilfsmittel dar.

Eine Norm wird nach DIN EN 45020 definiert als Dokument, das im Konsens erstellt und von einer anerkannten Institution angenommen wurde. Bei einem Standard ist im Gegensatz hierzu keine Annahme von einer anerkannten Institution erfolgt, er gibt stattdessen ein Regelwerk oder eine technische Spezifikation vor, deren Einhaltung sich bei bestimmten Problemstellungen bewährt hat.

In der Praxis begegnet einem darüber hinaus in den verschiedensten Zusammenhängen der Begriff der "Best Practice", der kritisch zu hinterfragen ist. Welche Organisationseinheit beste Praxis aufzuweisen hat, wird in der Regel in einem Benchmarking – also im Vergleich zu anderen Organisationseinheiten – festgestellt. Die übrigen Organisationseinheiten orientieren sich dann an der so festgestellten "besten Praxis".

Die DIN ISO 15489 wie auch andere hier aufgeführte Normen sowie Standards sind der Maßstab für beste Praxis. Insofern findet hier kein Vergleich zwischen Organisationseinheiten untereinander statt, sondern zwischen der Praxis in der Organisationseinheit und den Anforderungen der Normen und Standards.

In einem „Code of Practice“ definiert eine Organisationseinheit ihren Standard. Dabei kann sie sich schon bestehenden Normen und Standards verpflichten oder eine eigene beste Praxis, die zu diesen nicht im Widerspruch steht, definieren. In der öffentlichen Verwaltung können Geschäftsordnungen und Aktenordnungen als Codes of Practice gesehen werden.

Übersicht über vorhandene Standards, Normen und Codes of Practice

*Themenbereich*	Standard / Norm	*Inhalt*
Anforderungen an die SGV generell – analog wie digital	DIN ISO 15489	Beschreibung der Ansätze, Methoden und Arbeitsabläufe der Schriftgutverwaltung sowie Definition v. Anforderungen und Aufzeigen von Verfahren der Umsetzung
Entstehung von Unterlagen – analog wie digital	ISO 26122	Information and Documentation – Work process analysis for records Analyse von Aktivitäten und Transaktionen, aus denen Records hervorgehen, sowie Feststellung der Stellen des Geschäftsprozesses, an denen diese anfallen
Elektronische Aktenführung und Vorgangsbearbeitung	DOMEA	Konzept für die vollständig elektronische Bearbeitung von Geschäftsprozessen von der Anlage der Akten bis hin zur Archivierung
	XDOMEA	XML-Datenaustauschformat für elektronisches Schriftgut, angeboten für verschiedene Systeme zu Vorgangsbearbeitung, Dokumentenmanagement, Archivierung und Fachverfahren
	ELAK	Vorgaben der elektronischen Aktenführung in Österreich, korrespondierend zu DOMEA in Deutschland
	GEVER	Vorgaben für die elektronische Aktenführung in der Schweiz, korrespondierend zu DOMEA in Deutschland
	MoReq	Beschreibung der fachlichen Anforderungen an ein elektronisches Records Management System mitsamt Metadatenkatalog
	MoReq 2	In Erweiterung zu MoReq: Beschreibung eines detaillierten Anforderungskatalogs für den gesamten elektronischen Lebenszyklus
Digitales Archiv und Aussonderung von e-Akten	ISO 14721	OAIS-Referenzmodell: Modell für die Infrastruktur eines digitalen Archivs, enthält fünf Funktionsmodule
Meta-Daten	ISO 23081	Information and documentation – Records management procresses – Metadata for records: Anforderungen an die Erfassung, das Management und die Handhabung von Metadaten rechtsrelevanter Aufzeichnungen, in Ergänzung zur DIN ISO 15489
	PREMIS	Preservation Metadata: Implementation Strategies: Standard für technische Metadaten der Langzeitarchivierung
	METS	Metadata Encoding and Transmission Standard: Standard zur Beschreibung hierarchischer Datenstrukturen und der Relationen zwischen den verschiedenen Objekten einschl. Verweisen (Persistent Identifier) auf die digitalen Objekte selbst
Formate	PDF/A	Spezifizierung von PDF zur Langzeitarchivierung, u.a. Einbettung aller zur Darstellung benötigten Komponenten in die Datei selbst
Behörden-Organisation, Abläufe – analog wie digital	GGO	Beschreibung der Grundsätze der Organisation der Bundesministerien, deren Zusammenarbeit sowie die Zusammenarbeit mit weiteren Behörden. Enthält einige §§ zur SGV.
Papier	DIN ISO 9706	Papier für Schriftgut und Druckerzeugnisse: Voraussetzungen für die Alterungs-beständigkeit
Normabstimmung im Bereich RM	ISO 22310	Die Norm ist Ergänzung zu den ISO Direktiven / Arbeitsanweisungen gedacht. Sie soll für eine Kompatibilität der Standards im Kontext von Records Managament Requirements Sorge tragen und dies durch die Beschreibung der Vorgehensweise bei der Erstellung von Anforderungskatalogen (Requirements) erleichtern.