Akte

Gesamtheit der analogen oder elektronischen Dokumente, die im Rahmen einer spezifischen Geschäftstätigkeit (z.B. in einer Behörde) entstehen und aufgrund eines Ordnungsmusters zusammengebracht, also formiert werden. Die A. bildet als grundlegende Einheit der Schriftgutverwaltung im Idealfall die Aufgaben und Entscheidungsprozesse ab, die zu ihrer Entstehung führten. Im süddeutschen Sprachraum einschließlich Österreich ersetzt der Begriff Akt den der A.. In der Schweiz wird sie als Dossier bezeichnet.

Das Wort hat seine Herkunft in dem lat. Wort acta (das Geschehene, die Handlung). A. meint jedoch nicht das Geschehene selbst, sondern die Aufzeichnungen darüber.

Man unterteilt A. grundlegend in Serienakten und Sachakten. Serienakten stellen die ältere Form der Aktenbildung dar, in der Dokumente zunächst ohne Rücksicht auf ihren Inhalt in chronologischer Reihenfolge abgelegt wurden. Teilweise wurden Schriftstücke auch aufgrund ihres besonderen Formats zu Serienakten zusammengefügt. Diese Art der Aktenbildung setzte in vielen Territorien im 15. und 16. Jahrhundert ein und findet sich heute noch, wenn Dokumente aufgrund eines besonderes Formats zusammengefügt werden oder Schriftstücke mehr als einen Betreff haben und daher nicht nach inhaltlichen Gesichtspunkten geordnet werden können, so beispielweise bei Protokollen. Aus praktischen Gründen ging man in den meisten Verwaltungen im Laufe der Frühen Neuzeit zu Sachakten über, die nach inhaltlichen Gesichtspunkten gebildet wurden.

Heute stellt in der Regel der nach Aufgabenbereichen untergliederte Aktenplan das zentrale Hilfsmittel bei der Formierung von A. dar, in manchen Verwaltungen werden A. jedoch auch nach frei gewählten inhaltlichen Schlagworten gebildet. Liegt ein Aktenplan vor, dann werden die A. mit Aktenzeichen sowie Aktentitel gekennzeichnet. A. sollen nur nach Bedarf und nicht auf Vorrat angelegt werden. Da eine Papierakte das Fassungsvermögen eines Aktenordners überschreiten kann, ist teilweise die Einteilung in mehrere Bände notwendig. Bei elektronischen A., die beliebig anwachsen könnten, erfolgt das Setzen eines Aktenschnittes. Als Mittel um die A. auf Grund eines zu großen Umfangs benutzbar zu halten, bietet sich mitunter die Bildung von Sondersachakten (früher: Beiakten, Nebenakten, Adhibenda) an. Dem Gegenteil, zu dünnen A., wird durch das Zusammenführen von einzelnen Unterlagen zu sogenannten Sammelsachakten begegnet. Einen bedeutenden Aktentypus stellen auch die Fallakten bzw. massenhaft gleichförmigen A. dar, die etwa im Rahmen von Gerichtsverfahren gebildet werden. A. werden oftmals in weitere Gliederungselemente, die Vorgänge, unterteilt.

Literatur: Eichhorn, Peter u.a. (Hgg.), Verwaltungslexikon, 3. Aufl. Baden-Baden 2002; Hoffmann, Heinz, Behördliche Schriftgutverwaltung, Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden, 2. Aufl. München 2000; Krems, Burkhardt, Akte, in: Online-Verwaltungslexikon, online im Internet, URL http://www.olev.de (5. 7. 2009); Angelika Menne-Haritz, Dictionary on Archival Terminology of the ICA, DAT III: Draft Link, URL http://www.staff.uni-marburg.de/~mennehar/datiii/germanterms.htm (18.8.2010); Papritz, Johannes, Archivwissenschaft, Bd. 1, Nachdruck der 2. Aufl. Marburg 1998; Vismann, Cornelia, Akten. Medientechnik und Recht, Frankfurt am Main 2000