Aktenplan

eine systematische, hierarchisch gegliederte Zusammenstellung der Aufgaben einer Institution in Form von Betreffen und zugehörigen Notationen, die als Ordnungsrahmen für das Registrieren und Ordnen von Dokumenten und die Bildung von Akten dient. Der A. kann in analoger oder elektronischer Form vorliegen. Er dient der systematischen Ordnung des Schriftgutes, ermöglicht einen erleichterten Zugriff auf dieses und führt zu einer Vereinfachung und Vereinheitlichung der Schriftgutverwaltung. Im Gegensatz zum Aktenverzeichnis dient der Aktenplan nur als Ordnungsrahmen und nicht dem Nachweis des tatsächlich vorhandenen Schriftgutes.

Erste A.e finden sich vereinzelt in der Frühen Neuzeit. Im 19. Jahrhundert entstanden erste Einheitsaktenpläne, die für Verwaltungen mit gleichen Kompetenzen und für gleiche Instanzenstufen gelten sollten. Seit der Mitte des 19. Jahrhunderts liegen zunehmend gedruckte A.e vor. Besonders durch die Büroreform Anfang des 20. Jahrhunderts findet der A. eine immer größere Bedeutung, da er durch die Abschaffung anderer Instrumente der Schriftgutverwaltung zunehmend zum zentralen Findmittel wurde. Mit dem Aufkommen der EDV wird die Notwendigkeit eines A. angesichts der Möglichkeiten der anderweitigen Informationsgewinnung durch Stich- und Schlagwortsuchen in Frage gestellt. Allerdings bietet die reine Volltextrecherche nach Schlagworten oftmals den Nachteil einer sehr hohen Trefferzahl; zudem müssen die Begrifflichkeiten durch einen Thesaurus vereinheitlicht werden. Daher bleibt der A. für die systematische Ablage des Schriftguts grundlegend. In nationalen wie internationalen Standards zur elektronischen Aktenführung bildet die Möglichkeit zur Integration eines A. bzw. eines einheitlichen Klassifikations- oder Ordnungsschemas eine Basisanforderung.

Man unterscheidet zwischen Teil-A..en, die sich nur auf Bereiche einer Institution beziehen, Gesamt-A.en, die für eine komplette Institution gelten und Einheits-A.en, die institutionenübergreifend sind.. Bei letzteren diffenziert man zwischen Einheits-A.en für einen Verwaltungszweig, wie z.B. der Finanz- oder Justizverwaltung, und einem für Behörden derselben Stufe, etwa Regierungspräsidien.

Der A. muss folgende grundlegende Aufgaben erfüllen: 1. Gewährleistung eines einheitlichen Rahmens für die Zuordnung von Dokumenten sowie Vorgängen und zugleich Ermöglichung der Aktenbildung auch unabhängig von Veränderungen der Aufbauorganisation und der aktenführenden Stelle innerhalb der Institution, 2. Ermöglichung der Registrierung von Dokumenten, d.h. der Vergabe von Aktenzeichen, 3. Bildung der Grundlage für die Ablage, die Aufbewahrung und die Wiederauffindbarkeit der Unterlagen, 4. Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Ergänzungen bei Aufgabenänderungen der Institution und Fortschreibungen des A., 5. Förderung eines Höchstmaßes an Wirtschaftlichkeit, 6. Integration von Aufbewahrungsfristen in den A. und Erleichterung der Aussonderung von Akten sowie ggf. Hinterlegung der Bewertungsentscheidungen.

Der A. besteht aus zwei Elementen, den hierarchisch geordneten Betreffen (Aufgaben) und der Kennzeichnung auch Notation genannt (alphabetisch, numerisch, alphanumerisch). Die Bildung eines A.s kann entweder induktiv erfolgen, indem man sich am vorhandenen Aktenbestand und den institutionellen Aufgaben orientiert oder deduktiv, indem man sich unabhängig vom vorhandenen Aktenbestand nach den Aufgaben der Institution richtet. Die hierarchische Gliederung der Betreffe erfolgt vom Allgemeinen zum Besonderen. Der Aufbau von Klassifikationsschemata ist durch die DIN 2330 (Begriffe und Benennungen, 1993) genormt. Die Gliederungstiefe beträgt in der Regel drei bis fünf Ebenen und richtet sich nach dem Aktenanfall. Zu Betreffseinheiten des A. können Ableitungen gebildet werden. Dies geschieht jedoch nach streng geregelten Grundsätzen und nur bei gleichartigen oder gleichwertigen Aktenplaneinheiten.

Literatur: Aktenplan des Bundeskanzleramtes, in: URL http://www.bundesregierung.de/nsc_true/Content/DE/__Anlagen/
aktenplan-bkamt-stand-maerz-2008,templateId=raw,property=publicationFile.pdf/aktenplan-bkamt-stand-maerz-2008 (14.6.2009); Eichhorn, Peter u.a. (Hgg.), Verwaltungslexikon, 3. Aufl. Baden-Baden 2002; Begriffe und Benennungen. Allgemeine Grundsätze, hrsg. vom Deutschen Institut für Normung, Berlin 1993; Empfehlungen für die Schriftgutverwaltung, hrsg. vom Präsidenten des Bundesrechnungshofes, 2. Aufl. Bonn 1989, S. 36-48; Eckart G. Franz, Vorläufer des Einheitsaktenplans. Kurhessische Registraturplanung im 19. Jahrhundert, in: Der Archivar 16 (1963), S. 250-262; Hoffmann, Heinz, Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden, Boppard a. Rhein 1993; Kluge, Reinhard/ Rolf Rasmussen, Aktenplan – Notwendigkeit, Aufbau, Anwendung, Berlin (Ost) 1982; Papritz, Johannes, Archivwissenschaft, Bd. 1, Marburg 1976, S. 386-410; Schriftgutverwaltung in Bundesbehörden – Eine Einführung in die Praxis. Eine Darstellung des Bundesarchivs, Sonderdruck der Bundesstelle für Büroorganisation und Bürotechnik, hrsg. vom Bundesverwaltungsamt – Bundesstelle für Büroorganisation und Bürotechnik (BBB), 2. Aufl. Köln 2005; Schwalm, Steffen, Der Aktenplan – Aufgaben und Aufbau, in: URL http://home.arcor.de/cuba-libertad/downloads/paperaktenplanfu.pdf (17.6.2009).