Aktenzeichen

eine Abfolge von Kurzzeichen aus Ziffern und Buchstaben, dessen Zusammensetzung sich im Regelfall systematisch an einem Aktenplan orientiert oder nach der jeweils geltenden Registraturrichtlinie oder Geschäftsordnung richtet und so der eindeutigen, sach- und bearbeitungsgerechten Zuordnung eines aktenrelevanten Schriftstücks gleich welcher Art zu einem Vorgang und damit auch zu einer Akte dient. Mit seiner Hilfe wird der jederzeitige Rückgriff auf ein Schriftstück oder eine Akte sichergestellt.

Erwähnung findet das A. bereits in § 17 „Verteilung der Eingänge an die Bearbeiter, Eintragung in das Tagebuch, Aktenbeifügung“ des Entwurfs zur „Geschäftsordnung für die Königliche Regierung in Cassel“ vom 1. April 1899. Dort heißt es: „Der Registrator setzt [nach der Eintragung des Eingangsstücks in das → Tagebuch] die laufende Nummer darauf, prüft, ob die im Eingangsstück bezeichneten Anlagen vorhanden sind, macht über etwaige Unvollständigkeiten einen Vermerk und giebt die Zahl der Anlagen sowie das Aktenzeichen unten auf der ersten Seite des Eingangs an“ (s. Staatsarchiv Marburg (StAMR) Bestand 166 Nr. 5255 Bl. 272). In § 4 der Preußischen Aktenordnung vom 28. November 1934 taucht das A. ebenfalls auf und wird hier unter anderem als Geschäftsnummer bezeichnet (s. Anweisung für die Verwaltung des Schriftguts bei den Geschäftsstellen der Gerichte und Staatsanwaltschaften vom 28. November 1934 (Aktenordnung – AktO) in der am 1. März 1939 gültigen Fassung).

Das A. wird durch die Anbringung auf dem Dokument und/oder der Akte und durch die Eintragung in ein Aktenverzeichnis vermerkt. Es verfügt auf Grund der unterschiedlichen Abfolge von Ziffern, Buchstaben oder sonstigen Zeichen über eine große Variationsbreite und gewährleistet dadurch die Unterscheidbarkeit zu anderen Dokumenten und Akten. Durch die Voranstellung von weiteren Kennzeichen, die sich unter anderem aus den Organisations- und Geschäftsverteilungsplänen ergeben, bildet es in den meisten Fällen einen integralen Bestandteil des Geschäftszeichens. Das Anfügen von weiteren Kennzeichen bzw. sogenannten Ableitungen erfolgt nur in Ausnahmefällen und unter Berücksichtigung strenger Kriterien. So wird beispielweise eine Ableitung für die jeweiligen Bundesländer vergeben, wenn Akten eines Betreffs für jedes Land anfallen und Struktur sowie Anzahl der Ableitungen somit festliegen. Die Vergabe des A. erzwingt eine frühzeitige Strukturierung der Sachbearbeitung, da alle Vorgänge und Akten einer Aktenplanposition zugeordnet werden müssen.

Ein auf dem Aktenplan basierendes A. besteht heute beispielsweise aus einer Abfolge von sechs Ziffern, an die ggf. eine Ableitung angehängt werden kann. Besonders bei Massenverfahren wird an das A. eine Ziffernfolge als Erweiterung angefügt, die aus einem anderen Verfahren stammt und unter Umständen eine bereits existierende Mietkontonummer, Steuernummer, Personalnummer oder Fallnummer aufgreift. Sofern die Ordnung einer Schriftgutverwaltung hauptsächlich auf Nummern basiert, kann diese Nummer jedoch auch als A. fungieren. Dabei lassen sich mehrere Merkmale als Ordnungskriterien in Form von Nummern festhalten. So sieht etwa die „Verordnung über die Vergabe und Zusammensetzung der Versicherungsnummer“ vom 7. Dezember 1987 (s. BGBl. I S. 2532) eine Versicherungsnummer vor, die sich aus der Bereichsnummer, dem Geburtsdatum des Versicherten, dem Anfangsbuchstaben des Geburtsnamens des Versicherten und einer Seriennummer bzw. Prüfnummer zusammensetzt. Dadurch lässt sich beispielsweise die Reihenfolge der Felder in Übereinstimmung mit der Reihenfolge der Ordnungsschritte bringen. In der Kommunalverwaltung sind A. gemäß Musteraktenplan der KGSt gebräuchlich.

Literatur: Aktenordnung für die Verwaltung der Universitätsstadt Marburg an der Lahn (Stand: August 1997); Anweisung für die Verwaltung des Schriftguts bei den Geschäftsstellen der Gerichte und Staatsanwaltschaften vom 28. November 1934 (Aktenordnung – AktO) in der am 1. März 1939 gültigen Fassung mit einem Anhang, enthaltend die AV des RJM vom 24. Februar 1939 (Dt. Just. S. 385) über die Einführung einheitlicher Aktenumschläge für Rechtssachen, Berlin 1939; Empfehlungen für die Schriftgutverwaltung. Herausgegeben vom Präsidenten des Bundesrechnungshofes als Bundesbeauftragtem für Wirtschaftlichkeit und Verwaltung und vom Bundesministerium des Innern. 2. Auflage März 1989; Hoffmann, Heinz, Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden. Boppard am Rhein 1993; Angelika Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft. 3., durchges. Aufl. Marburg 2000 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg; 20); Schriftgutverwaltung in Bundesbehörden. Eine Einführung in die Praxis. BBB-Sonderdruck. Herausgegeben vom Bundesverwaltungsamt / Bundesanstalt für Büroorganisation und Bürotechnik, Köln 2005; Stadt Mannheim – Stadtarchiv Mannheim/Fachbereich Personal und Organisation (Hrsg.), Akte, Vorgang und Vermerk – Ein kurzer Leitfaden zur Vorgangsbearbeitung und Schriftgutverwaltung, Mannheim 2004.