Aufbewahrungsfrist

der Zeitraum, in dem Akten nach Abschluss der Bearbeitung und Schließen der Akte, meist auf Grund von Gesetzen und Verordnungen, für den Zugriff entweder bei der Entstehungsorganisation der Akten oder in einem Zwischenarchiv aufzubewahren sind. Die A. ist nicht mit der Schutzfrist zu verwechseln.

A.en können gesetzlich festgelegt sein und von gesetzlichen Vorgaben bestimmt werden (z.B. § 90 BBG Einsichtsrecht in Personalakten, Bestimmungen zum Steuerrecht oder haushaltsrechtliche Vorgaben). Sie werden in Fristenkatalogen oder im Einzelfall festgelegt. Bei der Fristbemessung sind neben den rechtlichen Vorgaben auch die Tragweite des bearbeiteten Sachverhalts oder der behördlichen Entscheidung sowie die Bedeutung der Information über den bearbeiteten Sachverhalt hinaus zu beachten. Liegen keine gesetzlichen oder anderen Vorschriften vor, ist die aktenführende Behörde für die Festlegung der A. zuständig. Diese sollen besonders unter dem Gesichtspunkt der Wirtschaftlichkeit so kurz wie möglich sein.

Die A. muss spätestens bei der Verlagerung des Schriftguts in die (Alt-)Registratur festgelegt werden. Sie gewährleistet, dass für die festgelegte Zeitspanne auf das Schriftgut zurückgegriffen werden kann. Als Fristbeginn zählt in der Regel der Beginn des Kalenderjahres, das auf den Vermerk zum Schließen der Akte folgt. Nach Ablauf der A. müssen die Behörden das Schriftgut den zuständigen Archiven anbieten und dürfen dieses nicht eigenmächtig vernichten.

Viele Verwaltungen schreiben die A.en in einem Katalog fest, dessen Aufbau der Struktur des Aktenplans folgt und die Frist für die jeweiligen Betreffsgruppen angibt. Im kommunalen Bereich existieren Muster, so beispielsweise die der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt).

Literatur: Empfehlungen für die Schriftgutverwaltung, herausgegeben vom Präsidenten des Bundesrechnungshofes als Bundesbeauftragtem für Wirtschaftlichkeit und Verwaltung und vom Bundesministerium des Innern, 2. Auflage März 1989; Hoffmann, Heinz, Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden. Boppard am Rhein 1993; Angelika Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft. 3., durchges. Aufl. Marburg 2000 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg; 20); Schriftgutverwaltung in Bundesbehörden. Eine Einführung in die Praxis. BBB-Sonderdruck. Herausgegeben vom Bundesverwaltungsamt / Bundesanstalt für Büroorganisation und Bürotechnik, Köln 2005.