Dokument

im engeren Sinne der Schriftgutverwaltung ein papiergebundenes, digital entstandenes („digital born“) oder in eine digitale Form gebrachtes Schriftstück, das Informationen zu einem spezifischen Betreff enthält und als schriftlicher Niederschlag der Geschäftstätigkeit von Behörden oder sonstigen Organisationen anzusehen ist.

D.e setzen sich aus Primär- und Metadaten zusammen und müssen den Kriterien der Authentizität und Integrität genügen. Im Gegensatz zum landläufigen Verständnis müssen D.e nicht notwendigerweise Informationen von einer gewissen Relevanz enthalten und bedürfen auch nicht zwingend einer (autographen) Unterschrift. Durch ihre Entstehungsform als Einzelausfertigungen unterscheiden sie sich von Amtsbüchern oder Datenbanken; mehrere in einem Sachzusammenhang stehende D.e bilden einen Vorgang, in der Praxis oftmals auch die nächsthöhere Formierungsstufe der Akte. Die materielle Beschaffenheit des D. ist von geringer Relevanz, so dass auch Informationsträger wie Bild- und Tonaufnahmen als D.e angesehen werden.

Literatur: Angelika Menne-Haritz, Dictionary on Archival Terminology of the ICA, DAT III: Draft Link, URL http://www.staff.uni-marburg.de/~mennehar/datiii/germanterms.htm (18.8.2010); Angelika Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft. 3., durchges. Aufl. Marburg 2000 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg; 20); Lexikon Archivwesen der DDR, hrsg.v.d. Staatlichen Archivverwaltung des Ministeriums des Innern der DDR, Berlin 1979; Pearce-Moses, Richard, A glossary of archival and records terminology, American Society of Archivists 2005; Steffen Schwalm/Rainer Ullrich (Hrsg.), LDA – Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung, Berlin 2008.