Geschäftsgang

Bestimmten Vorschriften und Regelungen unterliegender Weg der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen innerhalb einer Verwaltung. Der G. wird durch ein auslösendes Moment (eingehendes Schreiben, Telefonanruf etc.) in Gang gesetzt und stößt bestimmte, meist in einer Registraturordnung oder Geschäftsordnung vorgeschriebene Handlungen an. Er schlägt sich in Form von Vermerken und Verfügungen im Bearbeitungsprozeß auf den Dokumenten nieder und trägt dadurch zur Transparenz der Handlungsabläufe innerhalb einer Verwaltung bei. Ziel eines einheitlich geregelten G. ist die Nachvollziehbarkeit von Stand und Entwicklung der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen. Zu seinem Verlauf gehören in der Regel Eingang, Registrierung, Vergabe eines Aktenzeichens, Bearbeitung, Ausgang und Ablage. Der G. wird mit Hilfe unterschiedlicher Instrumente (z.B. Verfügungen) gesteuert.

Der G. dient der Nachvollziehbarkeit von Handlungen und der Dokumentation der Entscheidungen innerhalb einer Einrichtung. Er gewährleistet, dass der Stand der Dinge jederzeit aus den Akten ersichtlich ist. Der G. gilt daher – selbst wenn er nicht in schriftlicher Form niedergelegt ist – als verbindlich einzuhaltender Weg bei der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen. Um Einheitlichkeit und Verbindlichkeit zu gewährleisten, wird der G. meist in schriftlicher Form in der Registraturordnung oder Geschäftsordnung festgehalten. Der G. richtet sich nach Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten innerhalb einer Institution. Idealtypisch wird er durch ein in elektronischer Form oder in Papierform eingehendes Schriftstück (Eingang) angestoßen. In der Sprachregelung wird der Eingang „in den G. gegeben“, d.h. einem für die jeweilige Institution verbindlich geregelten Verfahrensablauf unterzogen. Das Schriftstück durchläuft dabei verschiedene Stationen mit unterschiedlichen Bearbeitungsstufen. In der Regel sind dies die Registratur, in der es mit einem Aktenzeichen versehen und auf die nach dem Geschäftsverteilungsplan zuständige Organisationseinheit zur weiteren Bearbeitung ausgezeichnet wird. Dann erfolgt die Zuschreibung auf einen oder mehrere Bearbeiter, nach der Bearbeitung die Rückgabe in die Registratur. Verschiedene Instrumente stehen während dieser Arbeitsabläufe zur Verfügung, um den G.zu steuern sowie transparent und nachvollziehbar zu gestalten. Diese Instrumente kombinieren verbale Elemente in Form der Vermerke und Verfügungen mit visuellen Elementen, wie der Nutzung unterschiedlicher Farben zur Kennzeichnung hierarchischer Ebenen und Befugnisse.

Literatur: Angelika Menne-Haritz, Geschäftsprozesse der Öffentlichen Verwaltung. Grundlagen für ein Referenzmodell für Elektronische Bürosysteme, Heidelberg 1999 (Verwaltungsinformatik; 19); Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien, Stand: 1. Juni 2009.