Geschäftszeichen

eine Kombination aus dem Aktenzeichen und dem Kennzeichen der aktenführenden Stelle bzw. der Organisationseinheit, die laut Geschäftsverteilungsplan mit der Bearbeitung eines bestimmten Dokuments beauftragt ist. Es dient der Kennzeichnung von Dokumenten zur Wahrung der Transparenz und Nachvollziehbarkeit behördlicher Entscheidungsprozesse. Die Aufnahme des Aktenzeichens in das G. führt irrtümlicherweise oftmals zur synonymen Verwendung beider Begrifflichkeiten.

Neben dem Aktenzeichen und dem Kennzeichen für die aktenführende Stelle oder die Organisationseinheit enthält das G. unter Umständen auch das Namenskürzel des Bearbeiters oder der Bearbeiterin. Die verschiedenen Ziffernblöcke des G. werden meist durch einen Gedankenstrich voneinander abgegrenzt.

Literatur: Hoffmann, Heinz, Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden, Boppard am Rhein 1993; Steffen Schwalm/Rainer Ullrich (Hrsg.), LDA – Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung, Berlin 2008; Stadt Mannheim – Stadtarchiv Mannheim/Fachbereich Personal und Organisation (Hrsg.), Akte, Vorgang und Vermerk – Ein kurzer Leitfaden zur Vorgangsbearbeitung und Schriftgutverwaltung, Mannheim 2004.