Hybridakte

eine Kombination aus elektronischer Akte und Papierakte, das heißt aus Dokumenten in elektronischer und in Papierform. Sie wird dann gebildet, wenn aus rechtlichen, technischen oder wirtschaftlichen Gründen nicht auf Papier verzichtet werden kann.

Bei der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen in Behörden, jedoch nicht im privatwirtschaftlichen Bereich, stellt die H. bis zum völligen Wegfall der Papierdokumente den Regelfall dar.

Nach Knaack kann die H. in drei unterschiedlichen Ausprägungen existieren. Zunächst als vollständige Papierakte, in der ein Teil der Dokumente zusätzlich elektronisch vorliegt. Hierzu zählen beispielsweise Dokumente, die in Filesystemen (z.B. MS Explorer) verwaltet, ausgedruckt und der Papierakte beigelegt werden. In sofern sind streng genommen in jeder Behörde H.n vorhanden, welche Textverarbeitungssysteme und E-Mail einsetzen. Die zweite Form der H. ist die Papierteilakte oder elektronische Teilakte, in welcher Papierdokumente in der Papierteilakte und elektronische Dokumente in der elektronischen Teilakte zusammengefasst werden. Zwischen den beiden Teilakten können Schnittmengen bestehen. Die dritte Form ist die der elektronischen Akte mit Restpapierakte. Hier umfasst die elektronische Akte alle Dokumente. Es entstehen lediglich Restpapiervorgänge, die beispielsweise aus rechtlichen Gründen zusätzlich in Papierform aufbewahrt werden müssen.

Eine Ablagestruktur bei H.n besteht einerseits aus Papierbänden mit einzelnen Schriftstücken und andererseits aus elektronischen Vorgängen mit elektronischen Dokumenten. Bei der Bearbeitung von H.n dienen Metainformationen dem Nachweis ihrer (virtuellen) Formierung und sollen eine einfache und flexible Recherche nach Papier- und elektronischem Schriftgut ermöglichen. Metainformationen sind Angaben über inhaltliche Merkmale und Ordnungsmerkmale von Papier- bzw. elektronischen Dokumenten, Vorgängen und Akten.

Bei der Nutzung von H.n entsteht ein erhöhter organisatorischer wie technischer Aufwand zur Erhaltung der Vollständigkeit der Akten, da die einzelnen Dokumente nicht an einem Aufbewahrungsort vorliegen. Die Vorteile einer rein elektronischen Aktenführung sind bei der H. daher nur bedingt gegeben. Neben rechtlichen Gründen führt auch der Zweifel an den Möglichkeiten der Informationstechnik (Langzeitspeicherung, Datenverluste, Authentizität, etc.) dazu, dass die Umstellung von der H. auf die rein elektronische Akte verzögert wird.

Literatur: DOMEA-Konzept. Organisationskonzept 2.1. Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang, hrsg. von der KBSt (Schriftenreihe der KBSt; Bd. 61), Berlin 2005; Ildiko Knaack, Handbuch IT-gestützte Vorgangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung. Grundlagen und IT-organisatorische Gestaltung des Einführungsprozesses, Baden-Baden 2003; Steffen Schwalm (Hrsg.), LDA. Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung, Berlin 2008.