Lebenszyklus

im Rahmen der Schriftgutverwaltung der Existenzzeitraum einer Akte, der in mehrere „Lebensphasen“ von der Entstehung der Akten bis zu ihrer Vernichtung oder Archivierung untergliedert wird.

Der Begriff des Lebenszyklus entstammt einem umfassenden Life Cycle Concept, das in den 1980er Jahren von den staatlichen Archiven der USA und Kanadas favorisiert wurde. In den 1990er Jahren fand es und damit auch der Begriff des „Lebenszyklus“ Verbreitung in Deutschland. Bezog er sich ursprünglich noch genauso auf analoge wie elektronische Akten, so wird er hier auffälligerweise vor allem im Zusammenhang mit der Benutzung und Archivierung digitaler Unterlagen genannt, prominent zum Beispiel im DOMEA-Konzept.

In der Regel wird der Lebenszyklus einer Akte im angelsächsischen Raum nach dem folgenden oder einem ähnlichen Schema in vier Phasen aufgeteilt: 1. Entstehung oder Eingang und Registrierung einer Akte, 2. aktive Phase der laufenden Benutzung, 3. in- oder halbaktive Phase der nur noch seltenen Benutzung, 4. Vernichtung oder Archivierung. Anzumerken ist dabei, dass die erste Phase sich sowohl auf die völlig neue „Schaffung“ einer Akte wie auch auf den Eingang einer bereits bestehenden Akte bei einer Behörde beziehen kann. Teilweise wird nach der ersten Phase noch eine Phase der Einordnung einer Akte nach ihrer rechtlichen, administrativen oder historischen Bedeutung eingeschoben, um gegebenenfalls Aufbewahrungspflichten zu ermitteln. So entstehen insgesamt fünf Phasen. Die Bezeichnungen der verschiedenen Lebensphasen basieren auf angelsächsischen Verwaltungstraditionen. Sie müssen deshalb in einem weiteren Schritt in die Begrifflichkeiten deutschsprachiger Schriftgutverwaltung übertragen werden: Während die so genannte aktive Phase der Akten die Organisation, Benutzung und Sicherung der Akten für laufende Verfahren bezeichnet und somit im deutschsprachigen Bereich der Benutzung durch den Sachbearbeiter und vielleicht schon der Aufbewahrung in der Registratur zuzuordnen ist, verweist die inaktive oder halbaktive Phase auf die Aufbewahrung in der Registratur oder schon in der Altregistratur. Die letzte Phase der Vernichtung oder Archivierung entspricht dann (anders als die Phase der Bewertung im ursprünglichen angelsächsischen Konzept) dem Prozess der archivischen Bewertung, bei dem über Kassation oder Übernahme ins Archiv entschieden wird. Die bereits erwähnte zunehmende Nennung des Begriffs „Lebenszyklus“ im Zusammenhang mit elektronischen Akten führt auch dazu, dass die verschiedenen Lebensphasen – gleichwohl analog zum klassischen Konzept – eher mit Begriffen der Informationstechnologie bezeichnet werden und dabei der technische Aspekt in den Vordergrund rückt. So ist hier beispielsweise von einer „Konzeptionsphase“, einer „Erstellungsphase“ und von „Pflegephasen“ die Rede.

Das Life Cycle Concept sieht vor, dass Akten vom Zeitpunkt ihrer Entstehung an durch alle Phasen des Lebenszyklus vom Archivar betreut und auch kontrolliert werden sollen, um eine spätere mögliche Archivierung von Anfang an sicherzustellen und zu erleichtern. Diese Idee – heute beim Life Cycle Concept meist mitgedacht – wurde zunächst allerdings zu wenig betont. Dies zeigt sich darin, dass die genannten Lebensphasen nur den Aufenthalt einer Akte in der Behörde bis zu ihrer Archivierung beschreiben. Deutlich davon abgesetzt wurde von den nordamerikanischen Archiven ein weiterer Abschnitt gesehen, der dann die Lebensphasen einer Akte im Archiv beschrieb. Hieran wurde bemängelt, dass durch diese Trennung in zwei Abschnitte die Vorstellung von einer Zusammenarbeit und einem Ineinandergreifen von Archiv und Schriftgutverwaltung (von archive und records management) eher gehemmt als gefördert wurde. Resultierend aus dieser Kritik entwickelte sich das Konzept des Records Continuums.

Literatur: Atherton, Jay, From Life Cycle to Continuum. Some Thoughts on the Records Management-Archives Relationship, in: Archivaria 21 (1985/1986), S. 43–51; Bettington, Jackie u.a. (Hgg.), Keeping Archives, Canberra ACT 32008, S. 20–23; DOMEA-Organisationskonzept 2.1. Erweiterungsmodul zum Organisationskonzept 2.1: 5. Aussonderung und Archivierung elektronischer Akten, S. 18-32; Ham, Gerald F., Selecting and Appraising Archives and Manuscripts, Chicago 1993; Leitlinien für den Umgang mit elektronischen Unterlagen (INSAR Beilage 3), Luxemburg 1997; Stemson, Michael, Confident Australian Records Managers pick up the Challenges of the Future. A review of the RMAA annual conference, September 14-17, 1997, in Perth WA., in: The Caldeson Consultancy, URL: http://caldeson.com/confidnt.html (12.06.2009).