Records Management

Im angelsächsischen Raum gebräuchlicher Oberbegriff zur Beschreibung der Gesamtheit an Arbeitsschritten, welche die Erstellung, Nutzung, Aussonderung, Archivierung und Löschung von Aufzeichnungen betreffen, die im Rahmen der Geschäftsführung öffentlicher und privater Institutionen entstehen. Er nimmt den gesamten Lebenszyklus geschäftsrelevanter Dokumente in den Blick und ist durch die internationale Norm ISO 15489 standardisiert. Im Deutschen wird häufig der Begriff Schriftgutverwaltung synonym verwendet, obwohl er nicht alle Aspekte des R.M. einschließt.

R.M. bildete sich Ende der 1970er Jahre in Großbritannien als Disziplin heraus und etablierte sich zu Beginn der 1980er Jahre als Tätigkeitsfeld wie auch als Berufsbezeichnung. Der Begriff des R.M. wurde zuerst in Australien in der nationalen Norm „AS 4390 Records Management“ standardisiert. Diese Norm stellte weltweit den ersten gelungenen Versuch dar, für den Bereich der Schriftgutverwaltung eine einheitliche Regelung zu entwickeln, welche die Arbeitsabläufe, Methoden und Technologien festschreibt, die den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten betreffen, von ihrer Entstehung bis zur Vernichtung oder Archivierung. Ende 1996 wurde die australische Norm bei der International-Standardization-Organization (ISO) mit dem Ziel vorgelegt, sie in den Rang einer internationalen Norm zu erheben. Die Erarbeitung eines internationalen Standards für R.M. erwies sich durch die verschiedenen nationalen Traditionen in der Schriftgutverwaltung wie auch ein unterschiedliches Verständnis von Registratur und Archiv als schwierig. Das Normungsvorhaben wurde deshalb aufgeteilt in eine Qualitätsnorm (ISO 15489), die die allgemeinen Bedingungen für Schriftgutverwaltung definiert und einen technischen Fachbericht (technical report), der verschiedene Verfahren der Schriftgutverwaltung anbietet. Erste Entwürfe wurden 1999 verabschiedet, die letzte Fassung stammt vom Dezember 2002.

Die ISO 15489 definiert R.M. als „field of management, responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records.” Sie wurde in Deutschland unverändert vom Deutschen Institut für Normung als DIN-Norm übernommen. Die deutsche Fassung DIN ISO 15489 übersetzt R.M. als „Schriftgutverwaltung“ und erklärt es als eine „als Führungsaufgabe wahrzunehmende effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut.“ Gemäß der ISO 15489 bildet die Verwaltung und Aufbewahrung von Unterlagen, die bei privaten Unternehmen oder bei öffentlichen Einrichtungen im Zuge der Geschäftstätigkeit bzw. der Aufgabenerfüllung entstehen, den Gegenstand von R.M. Gemäß dieser weiten Begriffsbestimmung regelt die Norm wiederum den Umgang von Unterlagen unabhängig von deren physischen Beschaffenheit oder ihrer logischen Struktur, d.h. die normierten Bestimmungen des R.M. gelten für herkömmliche Papierregistraturen ebenso wie für die Verwaltung digitaler Dokumente mit Hilfe elektronischer Systeme.

Literatur: Brübach, Nils, Internationale Normung für die Schriftgutverwaltung. Die ISO 15489 "Archives and Records Management", in: Der Archivar 53 (2000), S. 122-125; Crockett, Margret, Records Management in the UK: Issues and Trends, in: Lutz, Alexandra (Hg.), Zwischen analog und digital. Schriftgutverwaltung als Herausforderung für Archive. Beiträge zum 13. Archivwissenschaftlichen Kolloquium der Archivschule Marburg, Marburg 2009 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg; 49), S. 73-82; Ham, Gerald, Selecting and Appraising Archives and Manuscripts, Chicago 1993; Toebak, Peter M., Records Management. Ein Handbuch, Baden 2007; Wettengel, Michael, Internationale Normung in der Schriftgutverwaltung. Zur Veröffentlichung der DIN ISO 15489-1, in: Arbido 11-12 (2002), S. 19-20.