Registratur

räumliche oder funktionelle Institution für die Verwaltung von Schriftgut, i.d.R. in laufende R. und Altregistratur unterschieden. In ersterer befindet sich das Schriftgut, das noch für die Bearbeitung gebraucht wird. Die Altregistratur verwaltet die Unterlagen, deren Bearbeitung abgeschlossen ist und voraussichtlich nur noch selten zur Bearbeitung benötigt wird. Das Archiv entscheidet nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist über die Archivwürdigkeit der Unterlagen und verwahrt das als archivwürdig eingestufte Schriftgut dauerhaft. Die laufende R. wird auch als Schriftgutablage bezeichnet. Als synonyme Bezeichnungen findet man auch die Begriffe lebende Ablage oder laufende Schriftgutverwaltung, für die Altregistratur die Begriffe Altablage oder Altschriftgutverwaltung. Im deutschen Sprachgebrauch wird fälschlicherweise oftmals die Altregistratur als Archiv bezeichnet.

Die R. entstand im Verlauf des 16. Jahrhunderts im Zuge der funktionalen Ausdifferenzierung aus der Kanzlei heraus. R. und Archiv blieben vielfach bis ins 17. und 18. Jahrhundert identisch. Sie dienten ausschließlich der Schriftgutverwaltung und Rechtssicherung innerhalb einer Behörde und waren der Öffentlichkeit nicht zugänglich. Aufgaben und Stellung der R. wurden in Kanzlei-, Geschäfts- oder Registraturordnungen festgelegt. Ende des 18. Jahrhunderts trat neben die ursprünglich rein rechtlich-administrative Funktion der historische und wissenschaftliche Wert des Schriftguts. Durch diesen Dualismus von Verwaltung und Wissenschaft entwickelten sich Registraturwesen und Archiv im Verlauf des 19. Jahrhunderts auseinander. Die Registratur war demnach nur noch für die Schriftgutverwaltung innerhalb der Behörde verantwortlich. Zur Erledigung der Aufgaben der Registratur entstand im Laufe der Zeit ein System von Registraturhilfsmitteln. Mit der Zunahme der Verwaltungsaufgaben und damit einhergehend der Schriftgutproduktion zum Ende des 19. Jahrhunderts wurde der Umfang der Registraturen oft so groß, dass eine Aufteilung in dezentrale Abteilungsregistraturen notwendig wurde. Auch wurden traditionelle Registraturhilfsmittel, wie Registraturpläne oder Aktenverzeichnisse, nicht mehr flächendeckend eingesetzt. Das Amt des Registrators erfuhr einen Bedeutungsverlust, so dass oft unausgebildetes Personal und nicht Verwaltungsfachleute die Schriftgutverwaltung und den Geschäftsgang überwachten und die Betreuung der Registraturen übernahmen.

Mit dem Übergang des Schriftgutes von der Altregistratur in das Archiv erfolgt eine rechtliche Umwandlung der Unterlagen zu Archivgut. Zu den Aufgaben des Archivs zählen die Bewertung, Übernahme, Erschließung, Konservierung der Unterlagen sowie die Bereitstellung für die Öffentlichkeit.

Literatur: Peter Eichhorn u.a. (Hgg.), Verwaltungslexikon, Baden-Baden 3. Aufl. 2002; Heinz Hoffmann, Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden, Boppard 1993; Lexikon Archivwesen der DDR, hrsg.v.d. Staatlichen Archivverwaltung des Ministeriums des Innern der DDR, Berlin 1979; Angelika Menne-Haritz, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie, 3. durchges. Aufl. Marburg 2000; Norbert Reimann (Hg.), Praktische Archivkunde. Ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste. Fachrichtung Archiv, 2. überarb. Aufl. Münster 2008; Empfehlungen für die Schriftgutverwaltung, hrsg. vom Präsidenten d. Bundesrechnungshofes als Bundesbeauftragter für Wirtschaftlichkeit in d. Verwaltung u. vom Bundesminister d. Innern, 2. Aufl. Frankfurt a.M. 1989; Terminologie der Schriftgutverwaltung, hrsg. vom Bundesverwaltungsamt, Bundesstelle für Büroorganisation und Bürotechnik, 2. Aufl. Köln 1995; Schriftgutverwaltung in Bundesbehörden. Eine Einführung in die Praxis, hrsg. vom Bundesverwaltungsamt, Bundesstelle für Büroorganisation und Bürotechnik, Köln 2000.