Schriftgutverwaltung

Gesamtheit aller Tätigkeiten bei der Anlage und Verwaltung von Unterlagen, d.h. das Ordnen, Registrieren, Bereitstellen, Aufbewahren und Aussondern von Schriftgut. Ziel ist es, aus den Dokumenten und Akten jederzeit den Stand der Bearbeitung ersehen zu können und damit das Verwaltungshandeln der genannten Stellen nachvollziehbar zu halten. S. wird auch als Bezeichnung für die Institution verwendet, die mit diesen Aufgaben betraut ist.

Als synonyme Begriffe werden Aktenführung oder Records Management verwendet. Ersterer umfasst jedoch nur einen Teil der Aufgaben, während letzterer zahlreiche weitere Tätigkeiten aus allen Phasen des Lebenszyklus beinhaltet und damit über das in Deutschland verbreitete Verständnis von Schriftgutverwaltung hinausgeht.

Mit der Entwicklung des Aktenwesens im 15. und 16. Jahrhundert und dem folgenden Zuwachs an Schriftgut wurden bald andere Formen der Ordnung und Registrierung von Schriftgut notwendig, um weiterhin einen gezielten Zugriff auf die Unterlagen zu gewährleisten. Bis zum 19. Jahrhundert bildeten sich standardisierte Abläufe und Hilfsmittel der S. heraus, im Verlauf des 19. Jahrhunderts wurde die Entwicklung zur organisatorisch selbständigen S. abgeschlossen. Den starken Anstieg der Schriftgutproduktion seit der zweiten Hälfte des 19. Jahrhunderts konnte die traditionelle S. nicht mehr bewältigen. Die so genannte Büroreform, die in den 1920er Jahren ihren Höhepunkt erreichte, versuchte deshalb Vereinfachungen in der S. durchzusetzen und zahlreiche Hilfsmittel wie Tagebücher abzuschaffen. Als neues Ordnungskriterium wurde das Aktenzeichen eingeführt. Der Beruf des Registrators erfuhr eine Abwertung, da die Sachbearbeiterablage favorisiert wurde. Vor allem in der Ablagetechnik setzte sich die Büroreform durch, zum Beispiel wurden fadengeheftete Akten durch Schnellhefter und Stehordner ersetzt.

Die S. verfolgt den Zweck, die Rechtssicherung, Nachvollziehbarkeit und Kontinuität von Verwaltungshandeln zu gewährleisten. Für die Aufgaben des Ordnens, Registrierens, Bereitstellens, Aufbewahrens und Aussonderns bedient sie sich verschiedener organisatorischer Hilfsmittel. Durch das Ordnen wird das Schriftgut zu Akten und Aktenbeständen zusammengefasst, in der Regel auf der Basis eines Aktenplans. Das Registrieren bedeutet das Erfassen formaler und inhaltlicher Merkmale von Dokumenten, Akten und Aktenbeständen. Es dient vor allem dem Nachweis der Akten in einem Aktenverzeichnis und der Terminüberwachung, zum Beispiel bei Wiedervorlagen oder bei Ablauf der Aufbewahrungsfristen. Das Bereitstellen umfasst alle Tätigkeiten, die das rechtzeitige und vollständige Vorlegen von Schriftgut, zum Beispiel durch das Beifügen von Akten, sowie die Erteilung von Auskünften und das Wiedervorlegen sicherstellen. Das Ablegen und Aufbewahren beinhaltet sowohl das technische Vereinigen der Schriftstücke mit den dazugehörigen Akten nach der Bearbeitung als auch alle damit verbundenen Beschriftungsarbeiten. Auch die Prüfung des rechtzeitigen Übergangs von der Bearbeitung in die Registratur/Altregistratur und die Auswahl geeigneter Schriftgutbehälter und Lagerungsorte gehören zu dieser Aufgabe. Das abschließend bearbeitete Schriftgut, auf das selten oder nicht mehr zugegriffen wird, wird in die Altregistratur (siehe Registratur) zurückgelegt und schließlich nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen dem Archiv angeboten. Hierdurch wird der Umfang der Akten in der Altregistratur verringert und die dauerhafte Aufbewahrung archivwürdiger Unterlagen gewährleistet.

Die Mindestanforderungen an die S. werden als Empfehlungen für öffentliche und private Organisationen in zwei internationalen Normen (DIN ISO 15489-1 Information und Dokumentation - Schriftgutverwaltung und DIN ISO 23081-1: Metadaten für Verfahren zur Schriftgutverwaltung) definiert. Die Organisation der S., ihre Ziele und die Umsetzung der Aufgaben werden darüber hinaus vor allem in Geschäftsordnungen sowie als ergänzende Anweisungen in Registraturordnungen und -richtlinien, Aktenordnungen und Verfügungen geregelt.

Literatur: DIN ISO 15489-1 Information und Dokumentation – Schriftgutverwaltung – Teil 1: Allgemeines, Berlin 2002; DIN ISO 15489-1 Information und Dokumentation – Schriftgutverwaltung – Teil 2: Richtlinien, Berlin 2004; Botho Brachmann, Die Schriftgutverwaltung in Staat und Wirtschaft, Berlin 1965; Heinz Hoffmann, Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden, Boppard 1993; Empfehlungen für die Schriftgutverwaltung, hrsg. vom Präsidenten d. Bundesrechnungshofes als Bundesbeauftragter für Wirtschaftlichkeit in d. Verwaltung u. vom Bundesminister d. Innern, 2. Aufl. Frankfurt a.M. 1989; Terminologie der Schriftgutverwaltung, hrsg. vom Bundesverwaltungsamt, Bundesstelle für Büroorganisation und Bürotechnik, 2. Aufl. Köln 1995; Schriftgutverwaltung in Bundesbehörden. Eine Einführung in die Praxis, hrsg. vom Bundesverwaltungsamt, Bundesstelle für Büroorganisation und Bürotechnik, Köln 2000; Cornelia Vismann, Akten. Medientechnik und Recht, 2. Aufl. Frankfurt a.M. 2001.