Vorgang

In der Terminologie der öffentlichen Verwaltung wird der Begriff in zwei unterschiedlichen Bedeutungen verwendet: In der so genannten Prozesssicht bezeichnet der V. die konkrete Einzelmaßnahme einer Behörde, in der Objektsicht die darauf bezogenen Dokumente. Seit der Einführung von elektronischen Vorgangsbearbeitungssystemen in Behörden gewinnt diese Differenzierung an Gewicht. Synonym für den prozessbezogenen Vorgangsbegriff wird der Begriff „Workflow“ verwendet, für den objektbezogenen oft irrtümlich der Begriff Akte.

Seine historischen Wurzeln hat der V. als Form der schriftlichen Verwaltungsarbeit in der Kollegialität der Verwaltung des 18. Jahrhunderts. In der damals in ihren zentralen Elementen noch vorrangig mündlich geprägten Verwaltungsform begann sich mit der Herausbildung von Zuständigkeiten bei den Ratsmitgliedern und der Nutzung von Verfügungen fortschreitend die Form des Einsatzes von Schriftlichkeit und damit der V. zu entwickeln.

In der Prozesssicht wird der Begriff V. als konkrete Einzelmaßnahme (Geschäftsvorfall) einer Organisation im Rahmen der Umsetzung ihrer Aufgaben verwendet, als kleinste operationalisierte Einheit einer Verwaltungsmaßnahme mit einem abgeschlossenen, maßnahmenbezogenen Arbeitsergebnis. Es handelt sich also um eine Folge von Bearbeitungsschritten (z.B. Nachweis des Posteingangs, Mitzeichnung), die von einem Bearbeiter oder mehreren Bearbeitern in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden.

In der Objektsicht bezeichnet V. Dokumente in Papierform als auch in elektronischer Form, die bei einer Einzelmaßnahme einer Organisation angefallen und gemeinsam und chronologisch geordnet abgelegt sind. Ein V. ist ein Gliederungselement der Aktenbildung. Es handelt sich hierbei um die „unterste, sachlich nicht mehr teilbare Schriftgutgemeinschaft“ (Schatz, Behördenschriftgut) und damit die unterste Stufe der Aktenbildung. Der V. kann aus einem einzigen Schriftstück bestehen, aber auch, abhängig von Umfang und Bearbeitungsdauer einer Angelegenheit, mehrere Aktenordner umfassen. Der V. ist die Zusammenfassung eines Eingangs und der Folgeschriftstücke bis zur Büroverfügung, die den Geschäftsvorfall abschließt. In der Regel steht am Anfang eines V.es ein eingehendes Schreiben oder ein Vermerk, dem Entwürfe ausgehender Schreiben oder weitere interne Schriftstücke folgen, die sich klar ersichtlich auf die bereits vorhandenen Schriftstücke beziehen.

Literatur: Berndt, Oliver, Dokumenten-Management-Systeme. Nutzen, Organisation, Technik, Neuwied / Kriftel / Berlin 1994; DOMEA-Konzept. Organisationskonzept 2.1. Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang, hrsg. von der KBSt (Schriftenreihe der KBSt; Bd. 61), Berlin 2005; Hoffmann, Heinz, Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden, München 22000 (Schriften des Bundesarchivs; 43); Knaack, Ildiko, Handbuch IT-gestützte Vorgangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung. Grundlagen und IT-organisatorische Gestaltung des Einführungsprozesses, Baden-Baden 2003; Menne-Haritz, Angelika, Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft, Marburg 20063 (Veröffentlichungen der Archivschule Marburg; 20); Dies., Was ist der Vorgang und was steckt dahinter? Paradoxien im Entscheidungsprozeß der Verwaltung, Antrittsvorlesung im Wintersemester 1998/99, Speyer 1999 (Speyerer Vorträge; 49); Schatz, Rudolf, Behördenschriftgut. Aktenbildung, Aktenverwaltung, Archivierung, Boppard 1961 (Schriften des Bundesarchivs; 8); Steffen Schwalm/Rainer Ullrich (Hrsg.), LDA – Lexikon Dokumentenmanagement und Archivierung, Berlin 2008; Staatliche Archivverwaltung des Ministeriums des Innern der DDR (Hrsg.), Lexikon Archivwesen der DDR, Berlin 1979.