Welche rechtlichen Rahmenbedingungen gelten für die Schriftgutverwaltung?

Die öffentliche Verwaltung ist gemäß Art. 20 Abs. 3 GG an Gesetz und Recht gebunden. Daraus lässt sich der Grundsatz des transparenten und nachvollziehbaren Verwaltungshandelns ableiten, welcher wiederum in der Pflicht zur Führung von vollständigen und wahrheitsgetreuen Akten mündet. Dass überhaupt Akten geführt werden müssen und eine die Akte ersetzende, persönlich irgendwie gestaltete Ablage dem Rechtsstaatsprinzip widerspricht, ergibt sich auch aus den Verwaltungsverfahrensgesetzen des Bundes und der Länder, die die Akte als Beweismittel zur Ermittlung von Sachverhalten benennen.

Auf Grund ihrer Zielsetzung können Grundgesetz und Verwaltungsverfahrensgesetze hier nur einen Rahmen setzen. Die Prozesse und Instrumente der Schriftgutverwaltung werden dann in Verwaltungsvorschriften (z.B. Geschäftsordnungen, Aktenordnungen) näher beschrieben. Die DIN ISO 15489 bietet eine Orientierung für die Ausgestaltung dieser Verwaltungsvorschriften. Widerspricht die Schriftgutverwaltung einer Organisationseinheit der DIN ISO 15489, weil z.B. Akten nicht nachgewiesen und auffindbar sind, so steht sie letztendlich im Widerspruch zu Art. 20 Abs. 3 GG.

Die folgende Tabelle bietet einen umfassenden Überblick über die rechtlichen Rahmenbedingungen.