Welche Normen und Standards gibt es für die Schriftgutverwaltung?

Normen und Standards beschreiben die Anforderungen an Schriftgutverwaltungen und stellen damit einen wertvollen Orientierungsrahmen und zugleich ein Hilfsmittel dar. 

Eine Norm wird nach DIN EN 45020 definiert als Dokument, das im Konsens erstellt und von einer anerkannten Institution angenommen wurde. Bei einem Standard ist im Gegensatz hierzu keine Annahme von einer anerkannten Institution erfolgt, er gibt stattdessen ein Regelwerk oder eine technische Spezifikation vor, deren Einhaltung sich bei bestimmten Problemstellungen bewährt hat.

In der Praxis begegnet einem darüber hinaus in den verschiedensten Zusammenhängen der Begriff der "Best Practice", der kritisch zu hinterfragen ist. Welche Organisationseinheit beste Praxis aufzuweisen hat, wird in der Regel in einem Benchmarking – also im Vergleich zu anderen Organisationseinheiten – festgestellt. Die übrigen Organisationseinheiten orientieren sich dann an der so festgestellten "besten Praxis". 

Die DIN ISO 15489 wie auch andere hier aufgeführte Normen sowie Standards sind der Maßstab für beste Praxis. Insofern findet hier kein Vergleich zwischen Organisationseinheiten untereinander statt, sondern zwischen der Praxis in der Organisationseinheit und den Anforderungen der Normen und Standards.

In einem „Code of Practice“ definiert eine Organisationseinheit ihren Standard. Dabei kann sie sich schon bestehenden Normen und Standards verpflichten oder eine eigene beste Praxis, die zu diesen nicht im Widerspruch steht, definieren. In der öffentlichen Verwaltung können Geschäftsordnungen und Aktenordnungen als Codes of Practice gesehen werden.


Übersicht über vorhandene Standards, Normen und Codes of Practice

Themenbereich

Standard /
Norm

Inhalt

 

Anforderungen an die SGV generell – analog wie digital

DIN ISO 15489

Beschreibung der Ansätze, Methoden und Arbeitsabläufe der Schriftgutverwaltung sowie Definition v. Anforderungen und Aufzeigen von Verfahren der Umsetzung

Entstehung von Unterlagen – analog wie digital

ISO 26122

Information and Documentation – Work process analysis for records

Analyse von Aktivitäten und Transaktionen, aus denen Records hervorgehen, sowie Feststellung der Stellen des Geschäftsprozesses, an denen diese anfallen

Elektronische Aktenführung und Vorgangsbearbeitung

DOMEA

Konzept für die vollständig elektronische Bearbeitung von Geschäftsprozessen von der Anlage der Akten bis hin zur Archivierung

  XDOMEA XML-Datenaustauschformat für elektronisches Schriftgut, angeboten für verschiedene Systeme zu Vorgangsbearbeitung, Dokumentenmanagement, Archivierung und Fachverfahren

 

ELAK

Vorgaben der elektronischen Aktenführung in Österreich, korrespondierend zu DOMEA in Deutschland

 

GEVER

Vorgaben für die elektronische Aktenführung in der Schweiz, korrespondierend zu DOMEA in Deutschland

 

MoReq

Beschreibung der fachlichen Anforderungen an ein elektronisches Records Management System mitsamt Metadatenkatalog

 

MoReq 2

In Erweiterung zu MoReq: Beschreibung eines detaillierten Anforderungskatalogs für den gesamten elektronischen Lebenszyklus

Digitales Archiv und Aussonderung von e-Akten

ISO 14721

OAIS-Referenzmodell: Modell für die Infrastruktur eines digitalen Archivs, enthält fünf Funktionsmodule

Meta-Daten

ISO 23081

Information and documentation – Records management procresses – Metadata for records: Anforderungen an die Erfassung, das Management und die Handhabung von Metadaten rechtsrelevanter Aufzeichnungen, in Ergänzung zur DIN ISO 15489

  PREMIS
 
Preservation Metadata: Implementation Strategies: Standard für technische Metadaten der Langzeitarchivierung
  METS Metadata Encoding and Transmission Standard: Standard zur Beschreibung hierarchischer Datenstrukturen und der Relationen zwischen den verschiedenen Objekten einschl. Verweisen (Persistent Identifier) auf die digitalen Objekte selbst

Formate

PDF/A

Spezifizierung von PDF zur Langzeitarchivierung, u.a. Einbettung aller zur Darstellung benötigten Komponenten in die Datei selbst

Behörden-Organisation,

Abläufe – analog wie digital

GGO

Beschreibung der Grundsätze der Organisation der Bundesministerien, deren Zusammenarbeit sowie die Zusammenarbeit mit weiteren Behörden. Enthält einige §§ zur SGV.

Papier

DIN ISO 9706

Papier für Schriftgut und Druckerzeugnisse: Voraussetzungen für die Alterungs-beständigkeit

Normabstimmung im Bereich RM

ISO 22310

Die Norm ist Ergänzung zu den ISO Direktiven / Arbeitsanweisungen gedacht. Sie soll für eine Kompatibilität der Standards im Kontext von Records Managament Requirements Sorge tragen und dies durch die Beschreibung der Vorgehensweise bei der Erstellung von Anforderungskatalogen (Requirements) erleichtern.