Manual zur DIN ISO 15489/1, Abschnitt 5: Regelungsumfeld


Der Abschnitt 5 benennt Gesetze und Vorschriften, Normen, Anleitungen, freiwillige Ethik- und Verhaltensgrundsätze sowie gesellschaftliche Erwartungen, die von Behörden und Organisationen zu beachten sind. Diese Regelungsbereiche sollen im Folgenden konkretisiert werden. In der Tabelle finden sich zu den jeweiligen Regelungsbereichen konkrete Beispiele sowie erläuternde Bemerkungen.

Regelungsumfeld im Text der Norm

Konkretes Regelungsumfeld in der öffentlichen Verwaltung

Bemerkungen

Gesetze und Vorschriften

 

 

Ø      zur Regelung des allgemeinen Geschäftsumfelds

Fachgesetze (z.B. SGB VIII: Kinder- und Jugendhilfe), Zuständigkeitsregelungen, Staatsverträge

SGB VIII beispielsweise definiert die Aufgaben und weist sie den örtlich zuständigen Trägern zu. Die örtliche Zuständigkeit wird dann in den Zuständigkeitsregelungen der Länder konkretisiert. Bei länderübergreifender Zusammenarbeit werden Aufgaben und Zuständigkeiten  in Staatsverträgen niedergelegt (z.B. Staatsvertrag
zwischen der Freien und Hansestadt Hamburg und dem Land Schleswig-Holstein über die Errichtung eines gemeinsamen Statistischen Amtes als rechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts). Der Staatsvertrag regelt, welches Recht (hier: welches Landesrecht) angewendet wird.

Ø      zur Bearbeitung und Verwaltung von Schriftgut

Art. 20 Abs. 3 GG; Verwaltungsverfahrensgesetze (z.B. § 29 VwVfG: Akteneinsicht durch Beteiligte), bereichsspezifische Regelungen zum Verwaltungsverfahren (z.B. SGB X: Akteneinsicht durch Beteiligte); interne Dienstanweisungen (z.B. zur Führung von Jugendhilfeakten)

Aus Art. 20 Abs. 3 GG wird der Grundsatz der Transparenz des Verwaltungshandelns hergeleitet. Aus den Regelungen zur Akteneinsicht im Verwaltungsverfahren ergibt sich im Umkehrschluss der Grundsatz, dass überhaupt Akten geführt werden müssen. Beide Grundsätze fließen in die Rechtsprechung ein, wonach jederzeit der Stand der Sache aus der Akte nachvollziehbar sein muss.

Ø      zur Aufbewahrung von Schriftgut

Aktenordnungen (in der Regel im Rang von Verwaltungsvorschriften), ); interne Dienstanweisungen (z.B. zur Führung von Jugendhilfeakten)

Zumindest die internen Dienstanweisungen legen den Schwerpunkt oft auf den Datenschutz, weniger z.B. auf eine konservatorisch einwandfreie Aufbewahrung.

Ø      zur Aussonderung und Archivierung von Schriftgut

Archivgesetze des Bundes und der Länder

Ggf. ist zu prüfen, ob bereichsspezifische Regelungen eine Öffnungsklausel bieten (vgl. z.B.  § 71 Abs. 1 Satz 2 SGB X ).

Ø      zum Informationszugang

Informationsfreiheitsgesetze des Bundes und der Länder; allgemeine bereichsspezifische Regelungen (z.B. § 75 SGB X: Übermittlung von Sozialdaten für die Forschung und Planung) und besondere bereichsspezifische Regelungen (z.B. § 64 SGB VIII: Übermittlung von Sozialdaten in der Kinder- und Jugendhilfe); Regelungen zur Akteneinsicht durch Beteiligte (s.o.)

Die Informationsfreiheitsgesetze kennen den erlaubten Informationszugang mit Verbotsvorbehalt, der dann eintritt, wenn personenbezogene Daten in den Akten enthalten sind. Ggf. werden dann die Regelungen der Datenschutzgesetze oder die bereichsspezifischen Regelungen herangezogen.

Ø      zum Persönlichkeitsschutz

Datenschutzgesetze des Bundes und der Länder; bereichsspezifische Regelungen

In Deutschland hängen Persönlichkeitsschutz und Datenschutz eng zusammen. Dies ergibt sich u.a. auch an den Anforderungen, welche das Bundesverfassungsgericht im „Volkszählungsurteil“ an die Verarbeitung personenbezogener Daten entwickelt hat.

Ø      zur Rechenschaftspflicht

Zivilprozessordnung, Strafprozessordnung, Verwaltungsgerichtsordnung; Art. 44 GG und vergleichbare Regelungen in den Länderverfassungen; Haushaltsordnungen des Bundes und der Länder (Prüfung der Haushalts- und Wirtschaftsführung durch die Rechnunghöfe).

Schriftgut kann vor Gerichten und vor Parlamentarischen Untersuchungsausschüssen als Beweismittel herangezogen werden. Art. 30 der Verfassung der FHH sieht beispielsweise eine Aktenvorlage durch den Senat ggü. der Bürgerschaft vor. Im Rahmen ihrer Prüfung können Rechnungshöfe auf die wirtschaftliche Organisation der Schriftgutverwaltung und auch die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen eingehen.

Ø      zu elektronischem Handel (für den öffentlichen Bereich eher: elektronisches Verwaltungsverfahren)

EU-Dienstleistungsrichtlinie; Regelungen zur elektronischen Kommunikation (z.B. § 3a VwVfG), zur Beglaubigung (z.B. § 33 VwVfG) und zu Verfahren vor Gericht (z.B. § 55 VwGO: elektronische Dokumentenübermittlung, § 55b: elektronische Aktenführung)

Die EU-Dienstleistungsrichtlinie setzt eine durchgehend elektronische Verfahrensabwicklung voraus und hat somit unmittelbare Auswirkungen auf die Schriftgutverwaltung.  Sie wird u.a. in den Verwaltungsverfahrensgesetzen des Bundes und der Länder umgesetzt (insbes. § 42a, §§ 71a ff.).

Ø      zum Datenschutz

Datenschutzgesetze des Bundes und der Länder; allgemeine bereichsspezifische Regelungen (z.B. §§ 67 ff. SGB X: Schutz der Sozialdaten) und besondere bereichsspezifische Regelungen (z.B. §§ 61 ff. SGB VIII: Schutz von Sozialdaten in der Kinder- und Jugendhilfe)

Ggf. können sich Kollisionen zum Informationszugang oder zur Anbietung gegenüber Archiven ergeben.

Ø      zur Informationsverwaltung

Die Abgrenzung zur Verwaltung von Schriftgut (s.o.) ist nicht offensichtlich.

Im Vordergrund der Betrachtung bei der Schriftgutverwaltung bzw. des Records Management sollte die Information im Kontext sein – nicht etwa das einzelne Datum oder die reine Primärinformation sein.

verbindliche Normen zum praktischen Verfahren

DIN ISO 15489, fachspezifische Normen

Normen gelten in der Verwaltung nicht unmittelbar. Sie können für anwendbar erklärt werden (wie z.B. die DIN ISO 11798 „Alterungsbeständigkeit von Schriften, Drucken und Kopien auf Papier - Anforderungen und Prüfverfahren“ in der Muster-Aktenordnung für die hamburgische Verwaltung. Da Normen best practice widerspiegeln und Gleichbehandlung ermöglichen, könnten Prüfinstanzen diese als Maßstab nutzen.

Anleitung für die Praxis

Handreichungen 

Vgl. die verschiedenen Informationsbroschüren einzelner Archive (z.B. Stadtarchiv Mannheim, Staatsarchiv der FHH).

Freiwillige Verhaltens- und Ethikgrundsätze

Für die Kinder- und Jugendhilfe z.B. die Ethischen Richtlinien der Deutschen

Gesellschaft für Psychologie e.V. und des

Berufsverbandes Deutscher Psychologinnen und Psychologen e.V.

Die in den Ethischen Richtlinien niedergelegten Grundsätze z.B. zur Schweigepflicht sind oft bereits gesetzlich geregelt (vgl. § 203 StGB). Ggf. werden die gesetzlichen Regelungen für den Praxisalltag konkretisiert.

gesellschaftliche Erwartungen

Grundgesetz (vor allem Grundrechtskatalog, Art. 20 GG); Regelung zur Verhinderung von Korruption (z.B. Verwaltungsvorschrift  des Landes Sachsen-Anhalt zur Vermeidung und Bekämpfung der Korruption)

 

Die Gesellschaft erwartet von der öffentlichen Verwaltung die Wahrung ihrer Rechte und – als Steuerzahler – wirtschaftliches Handeln (s.o.). Letztlich findet alles staatliche Handeln seine Wurzel im Grundgesetz (Art. 20 Abs. 1 GG: sozialer Rechtsstaat als Grundlage für Kinder- und Jugendhilfe).Transparente Aktenführung ist eine unbedingte Voraussetzung, um Korruption vorbeugen zu können.