Internationales Normungsvorhaben ISO 15489

Normungsvorhaben ISO 15489

Internationales Normungsvorhaben im Rahmen des DIN-zum Thema "Archiv- und Schriftgutverwaltung" ISO 15489

Im Normenausschuss Bibliotheks- und Dokumentationswesen (NABD) im DIN wurde im September 1998 in Köln ein Arbeitsausschuss NABD/AA 15 eingerichtet, der sich mit dem Thema "Archiv- und Schriftgutverwaltung" befasst. In dem Ausschuss sind das Bundesarchiv und weitere öffentliche Archiveinrichtungen sowie Wirtschaftsarchive, Wirtschaftsunternehmen sowie Forschung und Lehre vertreten. Zum Obmann wurde Dr. Michael Wettengel, Bundesarchiv Koblenz, zu seiner Stellvertreterin, Dr. Ruth Kappel, Gehe AG Stuttgart, gewählt.

Der Arbeitsausschuss dient als deutsches Spiegelgremium für die internationale Normungsarbeit im Bereich der Schriftgutverwaltung. Zur Diskussion stand zunächst eine australische Norm, die 1996 als internationaler Norm-Entwurf ISO/DIS 15489 "Records Management" veröffentlicht wurde und auf Kritik und Einsprüche stiess, darunter auch von deutscher Seite. Zur Überarbeitung des Normentwurfs wurde im Technischen Komitee TC 46 der "International Organization for Standardization (ISO)" der Unterausschuss 11 "Archives/Records Management" gebildet (ISO/TC 46/SC 11), dessen konstituierende Sitzung im Mai 1998 in Athen stattgefunden hat. Als Gegenstand der internationalen Norm wurde auf der anschliessenden Sitzung in Washington D.C. im November 1998 festgelegt: "Managing records of originating organizations, public or private, for internal and external clients. Not included is the management of historical archives as such." Dabei wurde ausdrücklich betont, dass dies nicht nur die konventionelle, sondern auch die elektronische Schriftgutverwaltung umfasst.

Auf der letzten Sitzung des ISO/TC 46/SC 11 in Paris, 1999-05-18/20 wurde auf deutschen Vorschlag festgelegt, für Mitte bis Ende 2000 eine zweiteilige Veröffentlichung anzustreben, die einen neuen Norm-Entwurf und einen Fachbericht umfasst. Die Internationale Norm soll vor allem Anforderungen festlegen, während im Fachbericht beispielhaft Verfahrensweisen beschrieben werden, die den Anforderungen der Norm genügen, jedoch als solche nicht verbindlich sind. Prozeduren können aufgrund der divergierenden Traditionen international nicht vereinheitlicht werden und würden häufig im Widerspruch zu nationalen Richtlinien und Verordnungen geraten. Durch die beispielhafte Beschreibung von Verfahrensweisen im zweiten Teil soll jedoch die Anwendung der Norm im privaten Sektor erleichtert werden.

Als Titel sind vorgesehen:
ISO 15489-1 Information and documentation – Archives and records management – Part 1: Requirements
ISO/TR 15489-2 Information and documentation – Archives and records management – Part 2: Descriptions of records management practices

Für beide Teile wurden Redaktionsgruppen gebildet, an der deutsche Vertreter maßgeblich beteiligt sind. In der Redaktionsgruppe für Teil 1 nimmt Dr. Nils Brübach, Archivschule Marburg, die deutschen Interessen wahr. Für Teil 2 hat Dr. Michael Wettengel, Bundesarchiv Koblenz, die Federführung der Redaktionsarbeit übernommen.

Aufgabe des Arbeitsausschusses NABD/AA 15 ist es, die Arbeit von ISO/TC 46/SC 11 zu begleiten und sich aktiv an ihr zu beteiligen. Vor den jeweiligen Sitzungen des internationalen Gremiums wird im Arbeitsausschuss NABD/AA 15 der Stand der internationalen Normungsarbeit erörtert und die deutsche Position in Form einer Stellungnahme erarbeitet. Diese Stellungnahme wird dann auf den internationalen Sitzungen von I SO/TC 46/SC 11 durch Delegierte des NABD/AA 15 vertreten und in die Normungsarbeit eingebracht. Durch die aktive Beteiligung der deutschen Delegation an der Redaktionsarbeit wird die Umsetzung der akzeptierten deutschen Vorschläge sichergestellt.

Zu den Grundzügen der von NABD/AA 15 erarbeiteten Position gehören insbesondere die folgenden Punkte:

Die Norm sollte in erster Linie Rahmenbedingungen und Qualitätsstandards festlegen, da die internationalen Praktiken der Schriftgutverwaltung sehr unterschiedlich und häufig bereits durch nationale Gesetze und Vorschriften geregelt sind.
Die Norm sollte die funktionalen Zusammenhänge sowie die Verantwortlichkeiten und Rollen für bestimmte Aufgaben und Tätigkeiten aufzeigen.

Nähere Informationen über das Normungsvorhaben sind über
den NABD im DIN, 10772 Berlin, E-mail: herzog@nabd.din.de erhältlich
Stand: 26.08.1999