Anforderungen an eine Online-Beständeübersicht und eine archivische Homepage

von Mario Glauert
Stand: 30. März 2001

Inhaltsverzeichnis 

Einleitung 1
I. Archivische Beständeübersichten im Internet
  A. Auswahl der untersuchten Websites
  B. Bestandsbeschreibungen
    1. Bestandteile
    2. Darstellung
  C. Zugang
    1. Zugang über die Klassifikation
    2. Zugang über eine Suchfunktion
    3. Zugang über einen Index
II. Bestandteile einer archivischen Homepage
  A. Notwendige Bestandteile
    1. Startseite
    2. Hinweise zur Benutzung der Homepage
    3. Allgemeine Informationen zum Archiv
    4. Zuständigkeit und Aufgaben des Archivs
    5. Benutzung des Archivs
    6. Impressum
  B. Empfohlene Bestandteile
    1. Aktuelle Informationen
    2. Publikationen des Archivs
    3. Literatur- und Bibliotheksangebote
    4. Verweise (Links)
    5. Herunterladbare und ausdruckbare Dateien (Downloads)
    6. Landesgeschichte und historische Karten
    7. Erweiterte Benutzerbetreuung (Email, FAQs)
  C. Fakultative Bestandteile
    1. Angebote für spezielle Benutzergruppen
    2. Benutzerschulung
    3. Erweiterte Archivinformationen
III. Literaturauswahl „Archive und Internet“

Einleitung

Die Internetpräsenz der deutschen Archive hat in den letzten fünf Jahren stetig zugenommen: Während im September 1995 erst fünf Präsentationen im World Wide Web zu finden waren (Uhde: Internet-Archiv, S. 19), verzeichnet das Archiv-Portal der UNESCO heute etwa 430 Websites deutscher Archive. Und mit dem Angebot wächst die auch die Nachfrage nach online verfügbaren Informationen über Bestände und Benutzungsmöglichkeiten. Die Zahl der Zugriffe auf die Seiten der „ Archive in NRW“ stieg von etwa 10.000 Ende 1998 auf 126.000 im Januar 2001; 4000-5000 Besucher wählen jeden Monat die Startseite des Systems an (Bischoff: Projekt, S. 14 f.). Die Internetseiten des Bundesarchivs verzeichnen durchschnittlich über 600.000 Zugriffe im Monat, die Seiten der LAD und der Staatsarchive in Baden-Württemberg werden täglich bis zu 10.000 Mal aufgerufen.

Der vorliegende Bericht wurde im Februar und März 2001 im Rahmen eines Transferprojekts an der Archivschule Marburg als Diskussionsgrundlage für die Konzeption einer Internetpräsentation des Geheimen Staatsarchivs Preußischer Kulturbesitz in Berlin erstellt. Für die Veröffentlichung innerhalb der „Elektronischen Texte“ wurde die Darstellung überarbeitet und um die den spezifischen Anforderungen des Geheimen Staatsarchivs gewidmeten Überlegungen gekürzt.

Aus der Analyse bestehender Archivpräsentationen im Internet formuliert das Konzept Anforderungen an Aufbau, Inhalt und Darstellung einer archivischen Website. Im Mittelpunkt steht der Zugang zu den Beständen als Kernaufgabe jeder Präsentation. Erörtert werden die Zugangsmöglichkeiten über die Klassifikation der Bestände (Tektonik), eine Suchfunktion und einen Index. Der zweite Teil entwirft einen dreistufigen Katalog von notwendigen, empfohlenen und fakultativen Bestandteilen einer archivischen Homepage, der dazu dienen kann, die für eine Programmierung nötigen Feinanforderungen zu definieren.

Fragen der technischen Umsetzung oder Programmierung im engeren Sinne werden nur am Rande behandelt; die Untersuchung beschränkt sich auf die Einbindung einer Beständeübersicht in die Internetpräsentation, während die Aufnahme von Online-Findbüchern und digitalisiertem Archivgut nicht angesprochen wird. Alle Hyperlinks wurden zuletzt am 29.05.2001 überprüft.

I. Archivische Beständeübersichten im Internet

A. Auswahl der untersuchten Websites

Die bisher in den Internetpräsentationen deutscher Archive zu findenden Beständeübersichten lassen sich nach dem Grad ihrer Vollständigkeit, ihrem Umfang und ihrer Erschließungstiefe in sechs Gruppen einteilen (mit ausgewählten Beispielen):

  1. Zusammenfassende oder Auswahlliste der Bestände: Stadtarchiv Kaufbeuren, Stadtarchiv Leipzig, , Stadtarchiv Chemnitz.
  2. Vollständige Liste der Bestände: Stadtarchiv Mainz , Stadtarchiv Heilbronn (sehr schlicht: Archiv der Verbandsgemeinde Bad Ems ; die Übersichten des HStA Weimar und des Bayerischen HStA München erfordern eine „Volltextrecherche“).
  3. Beständeübersichten ohne Inhaltsangaben in mehreren Klassifikationsstufen: GLA Karlsruhe
  4. Beständeübersichten mit Inhaltsangaben in mehreren Klassifikationsstufen: Bundesarchiv, HStA Düsseldorf .
  5. Beständeübersichten mit Inhaltsangaben in mehreren Klassifikationsstufen sowie mit Online-Findbüchern: HStA Stuttgart.
  6. Beständeübersichten mit Inhaltsangaben in mehreren Klassifikationsstufen sowie mit Online-Findbüchern und digitalisierten Archivalien: Stadtarchiv Duderstadt .

Die Ordnung der Bestände innerhalb der Online-Übersicht entspricht entweder der Nummernfolge der archivischen Abteilungen und Gruppen ( Stadtarchiv Bamberg) oder unterliegt einer sachsystematischen Gliederung (Universitätsarchiv Mainz ). Das Universitätsarchiv Tübingen bietet über eine durch Links miteinander verknüpfte Konkordanz beide Möglichkeiten der Übersicht.

Die Archivpräsentationen, die für die folgenden Auswertungen zu den Elementen einer Online-Beständeübersicht, ihrem Aufbau und ihren Zugangsmöglichkeiten exemplarisch betrachtet wurden, sollten vier Bedingungen erfüllen:

  1. vollständige Auflistung der Bestände,
  2. mehrgliedrige Beschreibung des Einzelbestandes,
  3. mehrstufige Beständegliederung (Tektonik/Klassifikation),
  4. Zugangsmöglichkeit über eine Datenbankabfrage und/oder über die Klassifikation.

Aufgrund einer umfangreichen Durchsicht aller deutschsprachigen und zahlreicher ausländischer Archiv-Websites, die in den Linklisten der UNESCO und der Archivschule Marburg verzeichnet sind, wurden neben zehn deutschen auch acht ausländische Archivpräsentationen ausgewählt, obwohl sich die unterschiedlichen Verwaltungs- und Schriftguttraditionen häufig bis in die Konzeption der Beständeübersichten ablesen lassen (für einzelne Details der Homepage wird auch auf positive und negative Beispiele anderer archivischer Websites verwiesen):

  1. Bundesarchiv
  2. HStA Düsseldorf (als Beispiel für den Archivverbund „ Archive in NRW“)
  3. HStA Wiesbaden (als Beispiel für die im Aufbau befindlichen „ Bestände der Hessischen Staatsarchive“)
  4. LHA Koblenz
  5. HStA Stuttgart
  6. GLA Karlsruhe
  7. StA Bremen
  8. Stadtarchiv Duderstadt
  9. Stadtarchiv Passau
  10. Universitätsarchiv Tübingen
  11. Historisches Archiv der Europäischen Gemeinschaft in Florenz
  12. Staatsarchiv Luzern (CH)
  13. Stadtarchiv Schaffhausen (CH)
  14. Streekarchiefdienst Hollands Midden (NL)
  15. Stadsarchief Dordrecht (NL) (als Beispiel für den Archivverbund "Archieven Zuid-Holland “)
  16. British Columbia Archives (CA)
  17. City of Vancouver Archives (CA)
  18. City of Victoria Archives City of Victoria Archives (CA)

B. Bestandsbeschreibungen

1. Bestandteile

Die Beschreibung der Bestände in formaler, historischer und inhaltlicher Hinsicht bildet den informativen Kern einer archivischen Internetpräsentation. Die Angaben, welche die hier näher untersuchten, komplexeren und mehrstufigen Übersichten zu den einzelnen Beständen bieten, unterscheiden sich deutlich in der Differenzierung der einzelnen Datensatzfelder sowie in der Tiefe der inhaltlichen Erschließung. Auch innerhalb eines Archivs weisen die Bestandsbeschreibungen aufgrund der andauernden Arbeiten an den Beschreibungstexten häufig noch Abweichungen in ihrem Aufbau und Umfang auf.

Neben einer laufenden Numerierung und den Angaben zur Klassifikation des Bestandes innerhalb der Archivtektonik lassen sich folgende Bestandteile zusammenstellen, die in dieser Ausführlichkeit jedoch in keiner archivischen Präsentation zu finden sind (vgl. auch das Fachkonzept für das projektierte „Verwaltungs-, Erschließungs- und Recherchesystem für Archive“ - VERA - der NRW-Archive):

  • Basisangaben
    • Bestandsbezeichnung (Zitierform)
    • Signatur
    • Umfang
    • Laufzeit
  • Provenienz / Registraturbildner
    • Zuständigkeit und Geschichte der Behörde
    • Geschichte des Bestandes in der Behörde
  • Bestandsbildung und -geschichte im Archiv
    • Übernahme / Akzessionsangaben
    • Bewertung
    • Verluste / Abgaben
  • Zugänglichkeit
    • Erschließungsstand
    • Findmittel
    • Verfilmung / Digitalisierung
    • Benutzungsbedingungen, Sperrfristen, Benutzungseinschränkungen
    • Benutzungsort
  • Inhaltliche Beschreibung
    • Vorarchivische Bestandsgliederung
    • Archivische Ordnung / Klassifikation
    • Inhalt
    • Besondere Betreffe
  • Weiterführende Hinweise
    • Verweise auf parallele oder ergänzende Bestände (auch in anderen Archiven)
    • Literaturhinweise
    • Drucke / Editionen / Abbildungen

 

2. Darstellung

Grundproblem der graphischen Darstellung ist die übersichtliche Anordnung der Bestandsbeschreibung neben der Wiedergabe der Klassifikationsstruktur (vgl. bei Bildschirmeinteilung), ohne daß beide Bildschirmbereiche zu sehr verengt werden (GLA Karlsruhe). Bei der Präsentation der „Archive in Hessen“ wird für die Bestandsbeschreibung stets ein zusätzliches Browser-Fenster geöffnet, dessen Inhalt sich bei jedem Wechsel in einen anderen Bestand zwar anpaßt, den Blick auf die Klassifikation jedoch buchstäblich verstellen kann. Die Übersicht des HStA Stuttgart gibt die Bestandsbeschreibung dagegen im Hauptframe wieder, muß dafür aber eine sehr unübersichtliche Einengung der Klassifikationsdarstellung im linken Frame in Kauf nehmen. Hier empfiehlt sich eher die schlichtere Lösung des LHA Koblenz, die auf einen gestuften Beständebaum verzichtet und die Bestandsbeschreibung unterhalb der im Kopf angezeigten Klassifikationsebenen darbietet.

Die einzelnen Teile der Bestandsbeschreibung sollten bezeichnet und durch das Textlayout (Schriftgröße, Überschriften, Leerzeilen, links-/rechtsbündige Absätze) oder andere graphische Mittel (Tabellen, Rahmen, Farben - letztere eher sparsam) deutlich voneinander getrennt werden. Ein einheitliches Gliederungsschema, das flexibel gehandhabt werden und (bei fehlenden Angaben) einzelne Elemente auslassen kann, erleichtert dem Benutzer eine schnelle Orientierung. Die Basisangaben (Bestandsname, Signatur, Laufzeit, Umfang) sollten bereits vor dem Auswählen eines einzelnen Bestandes in der Listendarstellung sichtbar sein.

Im Internet sollte auf längere Fließtexte ohne Numerierungen, Aufzählungszeichen oder Absatzgliederungen grundsätzlich verzichtet werden. Bei umfangreicheren Bestandsbeschreibungen ist es daher zweckmäßig, zumindest die Überschriften der einzelnen Teile als Gliederung (Inhaltsverzeichnis) voranzustellen und durch Links mit den entsprechenden Stellen des Beschreibungstextes zu verknüpfen (HStA Stuttgart). Gegebenenfalls sollte auch hier mit der Möglichkeit gearbeitet werden, zunächst nur Teile oder Kurzfassungen anzuzeigen, die auf Wunsch (z. B. durch Anwählen eines Verweises) erweitert werden können.

Die Notwendigkeit einer Untergliederung gilt insbesondere für die mitunter recht ausführlichen Inhaltsangaben der Bestände. Die Darstellung zum Bestand 403 Oberpräsidium der Rheinprovinz des LHA Koblenz umfaßt einen Fließtext von mehreren Bildschirmseiten. Will man den Benutzer nicht gleich auf die Suchfunktion verweisen (vorausgesetzt, diese markiert den gefundenen Begriff im Textfeld), so sollte die vorhandene interne Struktur des Bestandes nicht nur wiedergegeben, sondern auch zur Gliederung des Textes verwendet werden.

Dabei braucht die hierarchische Struktur der Beständeübersicht keineswegs an der Grenze zum Bestand halt zu machen. Die Inhaltsbeschreibung des Bestandes Regierung Düsseldorf im dortigen HStA greift das aus der gesamten Präsentation bekannte Gliederungsschema auf und führt es unterhalb der Bestandsebene für die einzelnen Abteilungen der Regierung weiter, die so eine weitere Ebene in der Beständehierarchie bilden.

In allen Teilen der Bestandsbeschreibung (wie der gesamten Beständeübersicht) sollten Verweise zu inhaltlich verwandten oder ergänzenden Beständen und Beständegruppen den Benutzer bei seiner strukturierten Ermittlung unterstützen. Es ist bemerkenswert, daß gerade diese Hyperlink-Funktion von den archivischen Online-Übersichten fast nie genutzt wird, obwohl sie die eigentliche Stärke des Internets ausmacht und das Hauptproblem jeder Klassifikation zu relativieren vermag, einen Bestand nur an eine Stelle der Tektonik setzen zu können. Hier schlägt sich der Mangel fast aller gängigen Verzeichnungsprogramme nieder, die mitunter zwar ein gesondertes Datenfeld für „Verweise“ enthalten, jedoch keine Möglichkeiten bieten, diese über eine Hyperlink-Funktionen direkt mit einer Textmarke oder einer URL zu verknüpfen. Gleichwohl sollte bei der Erstellung einer Online-Übersicht versucht werden, einzelne Bestände oder Bestandsgruppen durch erläuterte Links auch mit dem übrigen Angebot der Homepage, beispielsweise mit historischen Einführungstexten oder dem Literaturverzeichnis zu verzahnen.

Schließlich sollte die Präsentation dem Benutzer auf jeder Seite der Beständeübersicht eine Merk- oder Notizfunktion bereitstellen und einen - um die Graphikelemente der Bildschirmansicht reduzierten - Ausdruck der ermittelten Bestände, Beschreibungen oder Angaben ermöglichen (LHA Koblenz; das HStA Stuttgart bietet für viele Seiten eine „Druckversion“ an). Die Signaturen und Bestandsbezeichnungen sollten direkt in ein elektronisches Anfrageformular (vgl. bei Email) übertragbar sein.

C. Zugang

Die Beschreibungen der Bestände bilden den informativen Kern, der Zugang zu den Beständen die zentrale Aufgabe einer archivischen Internetpräsentation. Die Darstellung sollte dabei mehr sein als nur die Abbildung einer gedruckten Übersicht mit digitalen Mitteln. Sie sollte die herkömmliche Textfassung in ihrer Transparenz und Zugänglichkeit übertreffen, ohne deren Leistungsfähigkeit und Komfort zu reduzieren (Menne-Haritz: Online-fähige Repertorien, Sp. 609). Das Internet bietet neue technische Möglichkeiten, deren Anwendungsbereich für die Archive aber bisher wohl ebenso unvollständig erschlossen ist, wie man deren archivspezifische Zweckmäßigkeit kritisch abgewogen hat.

Beim Zugang zu erschlossenem Archivgut im Internet - sei es auf der Ebene der Beständeübersicht oder des Findbuchs - lassen sich zwei Grundtechnikern unterscheiden (vgl. Sahle: Zugriff, beim Abschnitt „browse “): zum einem das Auswählen aus Listen und das Verfolgen von Verknüpfungen, zum anderen die direkte Datenbankabfrage mittels Suchbegriffen und Suchkriterien. Der erste Weg soll hier - in Anlehnung an Papritz - als „Ermitteln“, der zweite als „Suchen“ bezeichnet werden.

Der ermittelnde Zugang erfolgt in der Praxis durch das fortschreitende Auswählen aus einer geordneten Liste in der hierarchisch nächst tiefer liegenden Ebene. Dieses systematsiche Vorgehen entspricht dabei der archivischen Ordnung der Bestände nach einer an Verwaltungsaufbau und Behördenstruktur angelehnten Klassifikation (Tektonik), auch wenn diese Ordnung stets nur eine Auswahl aus den im Prinzip unzähligen Gliederungsmöglichkeiten der Bestände bietet.

Suchmasken mit ihren feld- und wertorientierten Abfragen spiegeln im Grundsatz die Struktur von Datenbanken wider, die heute den meisten archivischen Erschließungsprojekten zugrunde liegen. Sie geben dem Benutzer ein Werkzeug an die Hand, die gleichmäßig strukturierten Informationen in beliebiger Auswahl und durch Kombination von Kriterien und Zeichenfolgen abzufragen und so eine vorher unbekannte, aber individuell bestimmbare Teilmenge (Trefferliste) zu generieren. Die Erschließung muß dabei weniger die variablen Fragestellungen des Benutzers vorhersehen, als lediglich Kriterien entwickeln und bereitstellen, die ihm eine zielgerichtete und differenzierte Auswahl in den archivischen Bestandsdaten gestatten.

Verhält sich die Zugangs-Schnittstelle einer Suchfunktion somit interaktiv, ist die Technik des „Ermittelns“ eher statisch, da alle Informationen in fester, zuvor definierter Form (etwa einer Bildschirmseite) vorliegen. Das Ermitteln ähnelt dem bisher üblichen analogen Zugang zu Informationen: Der Benutzer kann zwischen den einzelnen Angeboten gewissermaßen hin- und herblättern.

Die Vor- und Nachteile des strukturbezogenen und des stichwortorientierten Zugangs, die beide einen Zugriff auf das gesamte erschlossene Material erlauben, sind im (deutschen) archivischen Kontext vielfach erörtert worden. Sie ermöglichen unterschiedliche Recherchestrategien, so daß die Beschränkung auf eine Schnittstelle eine unnötige Reduktion für die Benutzbarkeit der oft mit hohem Aufwand erschlossenen Bestandsinformationen bedeutet. Die Zugriffszahlen auf deutsche Archivseiten zeigen deutlich, daß die Nutzer ihren Weg zu den Beständen in gleichem Maße über die Gliederung (Tektonik) wie über die Suchformulare finden.

Ziel eines Zugangskonzeptes sollte es vielmehr sein, die Leistungsfähigkeiten beider Strategien zu kombinieren und zugleich ihre Defizite durch ergänzende Hilfsmittel auszugleichen. Namen und Nutzen solcher Werkzeuge sind keineswegs neu: Verweise, Indizes und Einführungsstexte sind aus gedruckten Beständeübersichten hinlänglich bekannt. Im Kontext der Hyperlinkstruktur einer Internetpräsentation ergeben sich jedoch erweiterte Einsatzmöglichkeiten, die von einigen deutschen und ausländischen Archiven bereits genutzt werden.

1. Zugang über die Klassifikation

Ein Zugang über die Klassifikation der Bestände findet sich außerhalb des deutschsprachigen Raumes nur selten in archivischen Internetpräsentationen. Die graphischen und strukturellen Lösungen des Problems, die systematische, chronologische oder auch nur alphabetische Anordnung und Hierarchie der Archivbestände für eine durch Hyperlinks erschlossene Internetpräsentation aufzubereiten, sind durchaus vielfältig und reichen von miteinander verknüpften Listendarstellungen (Universitätsarchiv Tübingen, StA Bremen) über mehrstufige Dateiverzeichnisse, die an die Darstellung des Microsoft Windows-Explorers angelehnt sind (Bundesarchiv), bis hin zu komplexen Strukturansichten mit einem vielfältigen Navigationsangebot (LHA Koblenz , HStA Stuttgart).

Einige archivische Internetpräsentationen verdeutlichen die Struktur ihrer Tektonik graphisch durch die Verwendung von Diagrammen (Historisches Archiv der EU, StA Luzern , Landesarchiv Liechtenstein, Stadtarchiv Schaffhausen, Stadtarchiv Duderstadt). Dabei zeigen sich indes schnell die Grenzen solcher Schaubilder im Internet, die durch den sichtbaren Bildschirmbereich vorgegeben sind. Das Historische Archiv der EU, das StA Luzern und das Stadtarchiv Schaffhausen beschränken ihre graphischen Darstellungen auf die oberen Hierarchiestufen, während auf den unteren Ebenen wieder eine gestufte Listendarstellung folgt. Das Stadtarchiv Duderstadt gibt die Gruppentitel bei seinen modernen Aktenbeständen in einer Kurzform wider. Im bildschirmfüllenden Beständediagramm des Landesarchivs Liechtenstein ist nur die oberste Hierarchieebene (Abteilung) anwählbar, für die Bezeichnung der nicht mehr mit Links ausgestatteten Untergruppen mußte der Text senkrecht angeordnet werden, was die Lesbarkeit sehr erschwert. Eine ‚überschaubare‘ Darstellung größerer Bestandszahlen erfordert eine Aufteilung auf mehrere Bereiche oder (Bildschirm-)Seiten, so daß der didaktische Mehrwert einer solchen Wiedergabe gegenüber einer mit einem Blick erfaßbaren Darstellung in hierarchisch gegliederter Listenform im Einzelfall abzuwägen ist.

Zusammenfassend lassen sich aus der Analyse der betrachteten Beständeübersichten folgende Anforderungen für einen Zugang über die Klassifikation ableiten:

  1. Auswahllisten
    Auch eine technisch und optisch ausgereifte Online-Präsentation vermag letztlich nicht die Mängel der archivischen Tektonik auszugleichen. Die Listen der auf einer Klassifikationsebene nebeneinander stehenden Gliederungspunkte sollte keinen Umfang annehmen, der anstelle einer zügigen Auswahl ein aufwendiges Durchsuchen erfordert. Während die Beständeübersicht des Bundesarchivs mitunter über 20 Betreffe nebeneinander stellt, finden sich beim HStA Stuttgart zuweilen fast 50, beim HStA Wiesbaden über 70 und beim LHA Koblenz , das insgesamt nur drei Klassifikationsstufen verwendet, gelegentlich sogar weit über 200 gleichrangige Gliederungspunkte. Läßt sich die Tektonik nicht grundsätzlich ändern, können möglicherweise durch Zusammenfassungen kleinere Zwischengruppen gebildet werden (StA Luzern).
  2. Anzeige der Klassifikationsstufe
    Der Benutzer sollte jederzeit deutlich erkennen können, an welcher Stelle innerhalb der Klassifikation er sich befindet. Die übergeordneten Hierarchieebenen sollten im Kopf des Bildschirms ablesbar und farblich, durch die Klassifikationsnummern und/oder durch einen zunehmenden linken Einzug (Einrücken) klar voneinander unterschieden sein.
  3. Navigation
    Die angezeigten übergeordneten Klassifikationsstufen sollten als Link formatiert und somit direkt ansteuerbar sein.

    Die meisten Seiten erlauben lediglich ein auf- oder absteigendes Navigieren; so ist beispielsweise ein direkter (Quer-)Sprung von der Klassifikationsstufe 1.2.3 in den Gliederungspunkt 4.5.6 in der Regel nicht möglich - und wohl auch selten nötig. Hilfreich ist dennoch die Lösung des LHA Koblenz, die übergeordneten Klassifikationspunkte nicht nur als Link auszulegen, sondern als Drop-down-Menüs zu gestalten. Zusätzlich befinden sich neben den Menübalken Pfeilsymbole, die auch ohne Aufklappen der Menüs ein Vor- und Zurückblättern auf allen höheren Klassifikationsebenen erlauben. Auf diese Weise kann der Benutzer schnell in jeden gleichrangigen Gliederungspunkt aller übergeordneten Klassifikationsebenen gelangen, ohne zwischenzeitlich das Aufrufen und Laden der zu passierenden Seiten abwarten zu müssen.

    Neben dem vertikalen Navigieren zwischen den Bestandsebenen wird die horizontale Navigation, gewissermaßen das Vor- und Zurückblättern zwischen den einzelnen Gliederungspunkten oder Beständen, üblicherweise durch Pfeilsymbole oder Textanzeigen („voranstehender Bestand“ - „nachfolgender Bestand“) ermöglicht.

    Von der Beständeübersicht sollte darüber hinaus jederzeit in andere Menüs der Homepage gewechselt werden können. Neben dem obligatorischen Link zur Startseite (z. B. im Logo) sollten die Suchfunktion und vor allem die Hinweise und Erläuterungen für ein strukturiertes Ermitteln in der Übersicht ständig anwählbar sein.

  4. Bildschirmeinteilung
    Eng verknüpft mit der Gestaltung der Navigationsmöglichkeiten ist die Frage der Bildschirmeinteilung. Bei einigen Präsentationen öffnet sich die Beständeübersicht in einem eigenem Browser-Fenster (HStA Wiesbaden, Universitätsarchiv Tübingen). Beim LHA Koblenz kann die „Strukturübersicht“ mit der ersten Klassifikationsstufe jederzeit in einem eigenen Fenster eingeblendet werden, während die übrigen Stufen im Hauptframe erscheinen. Die Strukturübersicht des HStA Stuttgart öffnet sich im linken Frame, der das Navigieren mit einer bewußt dem Microsoft Windows-Explorer nachempfundene Baumstruktur ermöglicht; zur besseren Ansicht kann dieser Navigationsbereich durch eine Schaltfläche verbreitert werden kann. Die Ansteuerung der übrigen Homepage-Bestandteile kann jederzeit über eine Menüleiste in der Fußzeile erfolgen.

    Der Verwendung des linken Frames zur Navigation innerhalb der Bestände sind durch die Breite dieses Bereichs indes graphische Grenzen gesetzt, will man die Darstellungen im eigentlichen Hauptframe nicht zu sehr einengen. Eine mehr als dreistufige Klassifikation kann in übersichtlicher, d. h. farblich, durch Schriftgröße oder Einzüge gestufter Form kaum noch dargestellt werden. Ähnlich wie beim HStA Stuttgart enthält daher auch die Beständeübersicht des Streekarchiefdienst Hollands Midden im linken Frame nur die ersten beiden Ebenen der Gesamtklassifikation, während die dritte Ebene mit den Listen der Bestände im Hauptframe angezeigt werden. Eine solche flache Hierarchiestruktur bringt bei umfangreicheren Bestandszahlen wiederum die erwähnten Probleme des Suchens statt Ermittelns mit sich, die in der Praxis durch das „Scrollen“ in der Bildlaufleiste am rechten Rand der einzelnen Frames nur unbefriedigend gelöst werden können. Ab vier- oder fünfstufigen Klassifikationen sollte daher auf die Verwendung eines besonderen Frames zur Navigation verzichtet werden, um die gesamte Breite der Bildschirmansicht zur Darstellung der Hierarchieebenen zur Verfügung zu haben.

  5. Beschreibungen zu Bestandsgruppen
    Die Online-Übersicht sollte nicht nur Beschreibungen der einzelnen Bestände enthalten, sondern auch auf jeder übergeordneten Klassifikationsstufe erläuternde Texte und Verweise für alle Bestandsgruppen des Archivs zulassen. Eine graphisch und technisch befriedigende Einbindung dieser Hinweise, die gleichsam neben der hierarchischen Struktur der Bestände stehen, ist bisher kaum gelungen. Verwirrend ist die Lösung, die Erläuterungen unter einem eigenständigen Gliederungspunkt jeweils an den Anfang der Listen zu stellen wie beim HStA Wiesbaden („Landratsämter allgemein“), beim StA Bremen („Einleitung“) oder beim StA Luzern („Erschliessung“), da sie dort in einer Reihe mit den archivischen Gruppentiteln der Klassifikation stehen. In der Übersicht des HStA Düsseldorf wird der Einführungstext („Vorbemerkung“) ohne vorheriges Anwählen vor der Liste der Gliederungspunkte eingeblendet, die dadurch nach unten außerhalb des sofort sichtbaren Bildschirmbereichs verschoben werden können. Die im Aufbau befindliche Beständeübersicht der „„Archive in Hessen"" verwendet ohne weitere Kommentare das Explorer-Symbol, um auf Verweisungen zu anderen Beständen aufmerksam zu machen. Die Verweise selbst öffnen sich durch Anwählen in einem gesonderten Fenster, sind unverständlicherweise aber nicht als Links formatiert.

    Soll der Benutzer die ihm zu einzelnen Beständegruppen angebotenen Hinweise für seine strukturierte Recherche nutzen, müssen Erläuterungen und Verweise unmittelbar in die sichtbare Gliederung integriert werden. Es empfiehlt sich daher ein (z. B. farblich) deutlich abgesetzter kurzer Text am Beginn jeder Gliederungsliste, der bei Bedarf erweitert werden kann.

  6. Erläuterungen und Ermittlungshinweise
    In einem besonderen Menü müssen dem Benutzer die Grundlagen der archivischen Tektonik sowie der Umgang mit der Beständeübersicht erläutert werden (vgl. unten Benutzerschulung). Hierzu gehören:
    • Tips für eine strukturierte Recherche in der Beständeübersicht,
    • Erläuterungen zur graphischen Darstellung der Tektonik,
    • Erklärungen zu den Navigationsmöglichkeiten und Steuerungssymbolen sowie
    • Hinweise auf die zusätzlichen Beschreibungstexte und Verweise bei den Beständegruppen.

    Archivische Ordnungsbegriffe wie Provenienz, Pertinenz, Bestand usw. sollten hier ebenso erklärt werden wie alle in den Bestandsbeschreibungen verwendeten „Fachbegriffe“. Hinzu kommen sollte eine Erläuterung zum Aufbau und zu den einzelnen Elementen der Bestandsbeschreibungen.

2. Zugang über eine Suchfunktion

Neben dem Zugang über die Klassifikation der Bestände bieten viele Archive auch eine Suchfunktion (Suchformular, „ Search Gateway“) an, die eine mehr oder weniger differenzierte Wortsuche in den online verfügbaren Titeln und Beschreibungen erlaubt. Ihre Leistungsfähigkeit kann von einfachen Abfragen aus den Feldinhalten einer Datenbank (Bundesarchiv), über die Auswahl vorgegebener Schlagworte (StA Bremen) und die Möglichkeit einer zeitlichen Eingrenzung (LHA Koblenz) bis hin zur Formulierung komplexer Suchanfragen reichen, bei denen Worte, Texte oder Feldinhalte mit Trunkierungen (Platzhalter, Wildcards) erweitert, durch Boolsche Operatoren verknüpft und durch ein differenziertes Menüangebot zeitlich und sachlich eingegrenzt werden können (Stadtarchiv Duderstadt, HStA Stuttgart).

Funktionen des Suchformulars

Die Suchabfrage für eine Online-Beständeübersicht sollte folgende Bestandteile und Funktionen enthalten:

1) Um weniger erfahrenen Besucher der Homepage den schnellen Zugang zu erleichtern, sollte zwischen einer „Einfachen Suche“ (Standardsuche, Reguläre Suche) mit wenigen Funktionen (Wort-/Textsuche mit zeitlicher Eingrenzung) und einer „Erweiterten Suche“ (Erweitertes Formular, Expertensuche) unterschieden werden, die alle vorhandenen Kombinationsmöglichkeiten erlaubt (die sieben verschiedenen Recherchemasken des Historischen Archivs der EU sind eher verwirrend).

2) Es sollte die gleichzeitige Eingabe mehrerer Worte oder Buchstabenfolgen möglich sein. Diese Eingaben können auf mehrere Bildschirmfelder verteilt oder hintereinander in einem größeren Feld vorgenommen werden.

3) Es sollte eine Möglichkeit bestehen, die Beachtung der Groß- und Kleinschreibung hinzu- oder abzuschalten. Deutsche Sonderzeichen wie ä, ö, ü und ß sollten auch in der Schreibung ae, oe, ue, ss bzw. sz ermittelt werden können. Hilfreich kann auch die Option sein, ein oder zwei „Schreibfehler“ zuzulassen, so daß Tipfehler ebenso ausgeglichen werden können wie wechselnde Schreibweisen der Suchbegriffe.

4) Die eingegebenen Suchwörter müssen mit Trunkierungen (Wildcards, Jokerzeichen) versehen und

5) mit den sog. „Boolschen Operatoren“ (AND/UND, OR/ODER, NOT/NICHT) verknüpft werden können. Anstelle der Eingabe ‚von Hand‘ empfiehlt sich die Verwendung von Drop-down-Menüs oder Schaltflächen.

Zusätzlich zu den drei Standardoperatoren kann sich bei umfangreicheren Beschreibungen die Verwendung der Funktion NEAR anbieten, die nur Ergebnisse anzeigt, in denen die verknüpften Buchstabenfolgen in „naher Umgebung“ (z. B. mit höchstens zehn Worten Abstand) vorkommen.

6) Die Suche sollte auf ein oder mehrere Felder der Bestandsbeschreibungen (Bestandsbezeichnung, Bestandsinhalt, Literaturhinweise) sowie

7) eine oder mehrere Beständegruppen eingegrenzt und so ggf. beschleunigt werden können.

8) Die Recherche muß durch die Eingabe von Jahreszahlen auf einen bestimmten Zeitraum beschränkt werden können (von - bis, vor, nach).

9) Für das Suchformular sollte zusätzlich zu knappen Bedienungsangaben bei den einzelnen Feldern und Funktionen ein ausführlicher Erläuterungstext (in einem gesonderten Fenster) zur Verfügung stehen (City of Vancouver Archives). Hier sind Hinweise zur Recherche sowie Beispiele für die zweckmäßige Verwendung der Operatoren (Stadsarchief Dordrecht) und Suchbeschränkungen anzuführen.

10) Es sollte ein Menü für die Gestaltung der Ergebnispräsentation (Trefferliste) bestehen (vgl. unten bei Präsentation der Suchergebnisse), das die Auswahl zwischen einer Liste mit den Basisinformationen der einschlägigen Bestände (Signatur, Titel, Laufzeit) und der Anzeige der vollständigen Bestandsbeschreibungen erlaubt (LHA Koblenz, StA Luzern). Auch die Anzahl der auf einer Ergebnisseite angezeigten Treffer sowie die Ordnung der Ergebnisliste (nach Signaturen oder Laufzeiten) sollte vorher bestimmbar sein.

11) Als sehr hilfreich erweist sich die „Treffervorschau“ in der Suchmaske für die NRW-Archive, die zunächst die Anzahl der aufgrund der Suchvorgaben ermittelten Bestände anzeigt. Bei der Verwendung von Wildcards erscheint eine Liste aller Begriffe, die die gesuchte Buchstabenfolge enthalten. Diese Übersicht, die aufgrund einer automatischen Volltextindizierung erstellt wurde und daher schnell zur Verfügung steht (vgl. unten bei Index), kann helfen, umfangreiche Ergebnislisten, deren Generierung und Download zu langen Wartezeiten führen würden, bereits im Vorfeld durch eine genauere Formulierung der Anfrage zu reduzieren.

12) Bei umfangreicheren Kombinations- und Einschränkungsmöglichkeiten sollte ein Button „Neue Suche“ vorhanden sein, der alle Eintragungen und Auswahlen löscht bzw. auf den Anfangswert zurücksetzt. Für einzelne Felder ist daneben ein Button „Eingabe löschen“ vorzusehen, der nur den jeweiligen Feldinhalt löscht.

13) Die Suchfunktion des Streekarchiefdienst Hollands Midden bietet schließlich die zunächst verwirrende Möglichkeit, auch die Bibliotheksbestände in die Schlagwortsuche einzubeziehen. Da viele Benutzer sich aber bereits mit Hinweisen auf einschlägige Literaturtitel zufriedenstellen lassen, hat diese Funktion im erweiterten Servicebereich einer archivischen Internetpräsentation durchaus ihre Berechtigung (vgl. unten Literatur- und Bibliotheksangebote). Doch sollten die bibliographischen Ergebnisse deutlich von den Treffern in der Beständeübersicht getrennt werden.

Präsentation der Suchergebnisse

Für die Präsentation der Suchergebnisse sind folgende Funktionen und Bestandteile empfehlenswert:

1) Die aufgrund der eingegebenen Begriffe und Suchkriterien gefundenen Bestände sollten zunächst nur mit ihren Basisangaben (Signatur, Titel, Laufzeit) in einer Übersichtsliste erscheinen, deren Einträge durch Links mit den vollständigen Bestandsbeschreibungen verknüpft sind. Für die Darstellung dieser Liste empfiehlt sich - nach dem Beispiel der NRW-Archive - ein neues, kleineres Fenster, das sichtbar bleibt, während die dort ausgewählten Bestände jeweils im Hauptframe der Ansicht erscheinen. Eine vollständige Aufreihung aller ermittelten Bestände in einer Bildschirmansicht kann bei langen Trefferlisten ein aufwendiges Scrollen auf der Bildlaufleiste bzw. die Verwendung zusätzlicher Navigationselemente erforderlich machen.

2) Berücksichtigt die Ergebnispräsentation das Feld, in der der Suchbegriff vorkommt (in der Bestandsbezeichnung, nur in der inhaltlichen Beschreibung oder lediglich bei den Verweisen) sowie die Häufigkeit der gesuchten Wörter in der gesamten Bestandsbeschreibung läßt sich eine Rangfolge (Relevanz, Wertigkeit) der Treffer ablesen.

3) Die gefundenen Bestände müssen im Kontext ihrer Tektonikhierarchie angezeigt werden. Darüber hinaus könnte die Übersichtsliste neben den bestandsbeschreibenden Kernangaben - nach dem Vorbild der gängigen Internetsuchmaschinen - auch das unmittelbare Textumfeld des gefundenen Suchbegriffs in der Bestandsbeschreibung anzeigen. Dies würde eine schnellere Beurteilung aller Treffer erleichtern (vgl. oben den Operator NEAR).

4) Die Trefferliste sollte die Anzahl der insgesamt gefundenen Bestände angeben und bei umfangreicheren Ergebnissen in mehrere Seiten (mit entsprechender Navigationsfunktion) aufgeteilt sein (entsprechend den Vorgaben bei der Formulierung der Abfrage).

5) Da erfahrungsgemäß oft mehrere Abfragen nötig sind, sollten die Eintragungen und Einschränkungen in der Suchmaske erhalten bleiben und beim Zurückspringen (zur Korrektur) zur Verfügung stehen. Noch zweckmäßiger erscheint die Ergebnispräsentation des StA Luzern, bei dem die Suchmaske mit den alten Eingaben etwas verkleinert auch im Kopf des Suchergebnisses erscheint und dort sofort für Umformulierungen benutzt werden kann.

6) Noch sehr selten findet sich leider eine farbliche Hervorhebung (Highlighting) der gesuchten Begriffe innerhalb der ermittelten Bestandsbeschreibungen (HStA Stuttgart, City of Vancouver Archives). Gerade bei umfangreichen Inhaltsangaben (LHA Koblenz) hilft andernfalls nur noch die interne Suchfunktion des verwendeten Internet-Browsers.

7) Ebenfalls noch nicht sehr verbreitet ist die Möglichkeit, ausgewählte Suchergebnisse mit Hilfe einer Notizfunktion („Merkzettel“) festzuhalten und ggf. auszudrucken (LHA Koblenz, Stadsarchief Dordrecht: „Notities“). Nur auf dem Bildschirm sichtbare Ergebnisse, die möglicherweise von Hand abgeschrieben oder in eine Online-Anfrage übertragen werden müssen, sind kaum zweckmäßig.

8) Bei Suchvorgängen ohne Ergebnis sollte dem Benutzer automatisch eine Hilfestellung für die Formulierung der Anfragen angeboten werden. Hinzuweisen wäre hier beispielsweise auf die Verwendung von Trunkierungen, Synonymen oder anderen Schreibweisen. Erbringt eine Recherche sehr viele Treffer, könnte auf die Einschränkungsmöglichkeiten und die Verwendung der Boolschen Operatoren verwiesen werden.

3. Zugang über einen Index

Die sog. Freitextsuche, bei der eine beliebige Zeichenfolge in einem definierten Textbereich gesucht werden kann, ist ein schnell und mit geringem technischen Aufwand umzusetzendes Recherchewerkzeug, das - im Gegensatz zu einer indizierten Suche - keinerlei inhaltliche Erarbeitung oder Nachbereitung erfordert. Sie ist aber auch mit einer Reihe von Problemen verbunden, die sich an jeder archivischen Suchfunktion schnell aufzeigen lassen: So liefert beispielsweise die Eingabe des Wortes „Finanzministerium“ in der Suchmaske des LHA Koblenz dem Benutzer die Auskunft: „Es wurden keine Bestände gefunden.“ Die Eingabe der Buchstabenfolge „Finanz“ (ohne weitere Einschränkungen) liefert ihm dagegen 180, das Wort „Finanzen“ immerhin noch 101 Treffer.

Sucht man nach dem Wort „Volksschule“ werden zwar sechs einschlägige Bestände, nicht aber der Bestand „Kultusministerium“ angezeigt, da in dessen Beschreibung nur die verkürzte Formulierung „Volks-, Real- und Sonderschulen“ aufgenommen wurde. Die Eingabe von „Schifffahrt“ in die Suchfunktion des HStA Stuttgart ergibt sieben einschlägige Bestände, die wiederum nicht mehr unter den Ergebnissen angezeigt werden, wenn man das Wort nach alter Rechtschreibung („Schiffahrt“) buchstabiert (zwölf Treffer). Die Worte „Rind“, „Kuh“ und „Schwein“ bringen selbst bei einer Suche in allen Beständeübersichten des NRW-Archivverbundes keine einschlägigen Titel, erst bei der Eingabe von „Vieh“ ergeben sich 18 Treffer.

Die Beispiele zeigen, daß die durch die EDV gegebene Möglichkeit einer Freitextsuche, die lediglich eine vorgegebene Buchstabenfolge, nicht jedoch orthographisch abweichende oder verkürzte Schreibungen des Begriffs, Synonyme sowie zu-, über- oder untergeordnete Betreffe anzeigt, auch den Bearbeiter einer Online-Beständeübersicht letztlich nur bedingt der Mühe enthebt, seine Texte durch einen qualifizierten Index zu erschließen, der einzelne Schlagworte inhaltlich differenziert oder ggf. Verweise auf verwandte Begriffe anbietet.

Neben der Freitextsuche kann man zwei weitere Formen der Begriffsrecherche unterscheiden (vgl. Bischoff: Informationsvermittlung, S. 69-73): die Schlagwortsuche und die Stichwortsuche. Die aus herkömmlichen Findmitteln bekannte Schlagwortindizierung, bei der (auch nicht explizit in einem Text vorkommende) Betreffe alphabetisch geordnet und sachsystematisch hierarchisiert werden können, bietet gegenüber der Freitextsuche zwei Vorteile: die Abfrage kann aufgrund des begrenzten Umfangs DV-technisch schneller bearbeitet werden und erlaubt dem Benutzer eine größere Transparenz, welche Begriffe er überhaupt finden kann, welche Synonyme sich möglicherweise anbieten oder welche Trefferquote zu erwarten ist. Sie erfordert jedoch umfangreiche Vorarbeiten, zumal bestehende Indizes, die beispielsweise auf Seitenzahlen gedruckter Findmittel verweisen, für eine hyperlinkbasierte, auf einzelne Bestände verweisende Indexdatenbank nicht verwendet werden können.

Eine Zwischenstellung zwischen der EDV-typischen Freitextsuche und der klassischen Verschlagwortung nimmt die automatische Verstichwortung ein, die mittels einer einfachen Programmroutine alle Begriffe eines definierten Textes in einen Index zusammenfaßt, den der Benutzer jederzeit für seine Rechercheformulierung heranziehen und der Bearbeiter jederzeit verändern, ergänzen oder einschränken kann. Zur Reduzierung der Begriffsvielfalt kann auf bereits vielfach verwendete, sog. Stopwortlisten zurückgegriffen werden, die bestimmte Begriffe von der automatischen Indizierung ausnehmen (z. B. Artikel, Pronomen, Konjunktionen, Präpositionen usw.). Das Verfahren ist mit ähnlich geringem Arbeitsaufwand wie die Freitextsuche zu realisieren, liefert aber bei einer Online-Recherche ähnlich schnelle Ergebnisse wie die Schlagwortsuche und erlaubt eine optische Hervorhebung der gefundenen Zeichenfolgen (Highlighting), die bei einem Schlagwortindex zu Schwierigkeiten führen kann, wenn der gebildete Betreff nicht explizit im Text vorkommt. Allerdings kann die automatische Stichwortindizierung die geschilderten grundsätzlichen Probleme bei der Begriffsrecherche nur bedingt beheben, da beispielsweise alle grammatischen Formen eines Begriffs als gesonderte Indexeinträge erscheinen: der Benutzer bleibt gezwungen, sowohl das Wort „Lohn“ als auch die Form „Löhne“ einzugeben, um eine vollständige Liste aller einschlägigen Bestände zu erhalten, und hat anschließend noch immer keine Gewißheit, ob sich die gesuchten Informationen nicht unter den Stichworten „Besoldung" oder „Einkommen“, „Gehalt“ oder „Gehälter“ finden lassen

Einige archivische Internetpräsentationen haben die einfache Freitextsuche bereits durch eine qualifizierte Stichwortsuche ersetzt bzw. erweitert. Das StA Bremen bietet dem Benutzer im linken Frame eine mehrstufige, in Alphabetbereiche eingeteilte Liste mit Indexbegriffen, die durch Links direkt mit dem entsprechenden Bestand verknüpft sind und ggf. auch Verweise auf andere Schlagwörter (z. B. bei „ Personalakten“) enthalten. Es fehlen allerdings Differenzierungen und genauere Erläuterungen bei häufig vorkommenden Betreffen wie „ Polizei“, „ Presse“ oder „ Wahlen“, so daß der Benutzer allen Links nachgehen muß, zumal die Begriffe aus ihrem erklärenden Tektonik-Kontext herausgelöst sind. Die Präsentation des StA Luzern enthält eine einfache Liste von „Verweisen“, die sich in einem gesonderten Fenster öffnet und bei ausbleibenden Treffern helfen soll, die Suchabfrage zu verbessern (z. B. „Anwälte s. Advokaten“, „Munition s. Pulver“, „Taufbücher s. Pfarrbücher“). Die City of Victoria Archives haben die Suchfelder als Drop-down-Menüs gestaltet, in denen Listen zu den drei Indexbereichen Subjekt (Bestandsgegenstand), Creator (Bestandsbildner), Series Number (Signatur) aufgerufen werden können. Auch die Funktion „Zoeken op trefwoorden“ des Stadsarchiefs Dordrecht arbeitet mit drei Drop-down-Menüs, die jeweils die komplette Indexliste enthalten und durch Boolsche Operatoren verknüpft werden können. Das HStA Stuttgart läßt dem Benutzer die Auswahl unter fünf „Stichwortlisten“ (Kurzsignatur, Laufzeit, ARGEALP-Ländersiglen, Orts- und Sachindex, Klassifikation), die der Suchfunktion hinzugefügt werden können.

Unabhängig davon, ob man sich für eine automatisch generierte Verstichwortung oder eine herkömmliche Verschlagwortung entscheidet, sollten für die Indizes archivischer Online-Beständeübersichten folgende Mindestanforderungen gelten:

  • die Indizes sollten unmittelbar in die Suchfunktion der Beständeübersicht integriert sein;
  • als Darstellung für kürzere Listen empfiehlt sich die Auswahl aus einem Drop-down-Menü, längere Zusammenstellungen sollten in einem gesonderten Frame angezeigt werden;
  • mindestens zwei Begriffe sollten zur Einschränkung der Suche ausgewählt und durch Boolsche Operatoren miteinander verknüpft werden können;
  • die Indexeinträge sollten durch Links auch unmittelbar mit den entsprechenden Beständen verknüpft sein;
  • häufige Begriffe sollten nach untergeordneten Betreffen differenziert und ggf. erläutert dargeboten werden;
  • Verweise auf Synonyme oder verwandte Begriffe sollten vorhanden und durch Links verbunden sein.

II. Bestandteile einer archivischen Homepage

Der EDV-Ausschuss der Archivreferentenkonferenz des Bundes und der Länder veröffentlichte 1998 „Hinweise zur Darstellung staatlicher Archive und Archivverwaltungen im WorldWideWeb des Internet “ und stellte darin einen Katalog von „Informationen und Leistungen“ zusammen, der als Handreichung für die Vorstellung von Archiven im Internet dienen sollte. Aufbauend auf einem bereits 1996 von Karsten Uhde entwickelten Schichtenmodell wurden in fünf Ebenen, die auch als nacheinander zu realisierende Ausbaustufen verstanden werden konnten (von der einfachsten Form einer schlicht gestalteten „Vorstellung des Archivs“ bis hin zur Einbindung von „Quelleneditionen“), Mindestanforderungen und „fakultative Ergänzunen“ an archivische Internetpräsentationen formuliert. In ähnlicher Form stellt die folgende Übersicht aus der Analyse der bestehenden Archiv-Präsentationen sowie mit Blick auf die archivspezifische Zweckmäßigkeit ihrer Angebote einen dreistufigen Katalog von notwendigen, empfohlenen und fakultativen Bestandteilen einer archivischen Homepage zusammen und formuliert Anforderungen an Aufbau, Inhalt und Darstellung.

 

A. Notwendige Bestandteile

1. Startseite

Die Startseite ist das Aushängeschild, gleichsam die Visitenkarte einer archivischen Internetpräsentation. Sie prägt das „Bild“, das sich der Besucher vom Archiv macht, und gibt in ihrer graphischen, farblichen und formalen Gestaltung zugleich das Design und Layout für alle übrigen Seiten des Angebots vor. Bei der Auswahl der Farben für Text, Hintergrund, Balken und andere Graphikelemente sollte auch bei einer Anlehnung an historische oder heraldische Farbtraditionen des Archivsprengels auf eine gut sichtbare, d. h. kontrastreiche Darstellung geachtet werden. Für die graphische (wie die inhaltliche) Gestaltung der Website gilt die Regel: farbig, aber nicht bunt.

Einstiegsseiten werden auch von Archiven vielfach mit Hilfe umfangreicher Graphiken, Bilder und Animationen gestaltet. Gerade hier - wie bei der Präsentation insgesamt - sollte jedoch beachtet werden, daß das Herunterladen solcher Dateien eine erhebliche Wartezeit erfordern kann. Abzulehnen sind daher aufwendige Anfangsseiten, die dem Benutzer zunächst kaum Sachinformationen bieten, sondern ihn lediglich - nach Anklicken oder einer Zeitverzögerung - zur eigentlichen Angebotsübersicht weiterleiten (Stadtarchiv Heilbronn , Stadtarchiv Mannheim, Stadtarchiv Passau, Archives de Lyon). Alle Abbildungen der Website sollten zur Reduzierung der Ladezeit zunächst nur in verkleinerter Form (thumbnails) wiedergegeben werden, durch Anklicken aber auf eine Vollbilddarstellung vergrößert werden können.

Als zentrales Wiedererkennungselement hat sich auch für archivische Internetangebote das „Logo“ durchgesetzt, das sich - als der Teil eines festen Frames in der Kopfzeile - gewöhnlich in der linken oberen Ecke der Bildschirmansicht wiederfindet und auf allen Seiten zugleich als Link zur Startseite (Home) dienen sollte. Es sollte wenig Raum einnehmen: die Präsentation des HStA Wiesbaden zeigt eine große Zeichnung des Archivgebäudes (mit Namen und Titel des Archivleiters und seines Stellvertreters), die am Beginn jeder Seite des Angebots steht, so daß der sichtbare Teil des Hauptframes sehr stark eingeschränkt wird.

Die Einstiegsseite einer archivischen Internetpräsentation, die eigentliche „Homepage“, sollte dem Besucher übersichtlich und möglichst auf einem Blick das Online-Angebot des Archivs präsentieren. Von ihr aus muß der Benutzer gezielt die ihn interessierenden Bereiche anwählen können. Es bieten sich im wesentlichen zwei Lösungen an:

1. Die Startseite zeigt im Hauptframe alle Menüüberschriften, die später im Navigationsframe oder der Steuerleiste eine schnelle Orientierung und Steuerung im Internetangebot erlauben ( LHA Koblenz), oder

2. sie enthält bereits einen gesonderten Navigationsbereich und bietet im Hauptfeld beispielsweise eine Übersicht über die Kerninformationen des Archivs (Anschrift, Telephonnummer, Öffnungszeiten, Email) oder einen einleitenden Begrüßungstext ( Bundesarchiv, Stadtarchiv Bamberg).

Doppellungen durch das parallele Anzeigen der Menüüberschriften in einem Navigationsbereich und im Hauptframe ( Saarländisches Landesarchiv, LHA Koblenz) sollten vermieden werden. Hilfreich ist eine gesonderte „Sitemap“, die ein übersichtliches Inhaltsverzeichnis aller Rubriken des Angebots bietet ( Steiermärkisches Landesarchiv, Regionaal Historisch Centrum Tilburg). Zu umfangreiche Menüleisten, die man nur mittels der Bildlaufleiste übersehen kann, sind hingegen kaum zweckmäßig ( Yukon Archives). Auch verschachtelte Bildschirmeinteilungen ( Stadtarchiv Saarbrücken) oder zu breite Rahmen ( Stadtarchiv Stuttgart) können eine schnelle Orientierung behindern.

2. Hinweise zur Benutzung der Homepage

Neben Benutzungshinweisen für einzelne Teile des Internetangebots sollten auch generelle Erläuterungen für die Benutzung der Homepage zur Verfügung stehen, die dem interessierten Besucher einen Überblick über die Konzeption des Angebots, vorhandene Hilfefunktionen, Funktionssymbole und Navigationsmöglichkeiten (Historisches Archiv der EU) bieten. Ein Glossar mit Erläuterungen der verwendeten archivfachlichen Begriffe sollte ebenfalls ansteuerbar, ein Abkürzungsverzeichnis hingegen entbehrlich sein.

In umfangreicheren Präsentationen sollte auch eine Suchfunktion integriert werden, die dem Benutzer - neben der Möglichkeit des systematischen Navigierens - eine schnelle Indexsuche über alle Seiten des Internetangebots hinweg (ohne die Beständeübersicht) ermöglicht (Historisches Zentrum Hagen, Landesarchiv Baden-Württemberg).

Für die Wiedergabe der Hilfs- und Erläuterungstexte, die für jedes Angebot der Website, alle Menü- und Steuerfunktionen zur Verfügung stehen sollten, können - anstelle neuer Browser-Fenster oder Anzeigen in einem gesonderten Frame - die Statuszeile des Browsers oder kleine Textfenster genutzt werden, die sich beim Überfahren der Elemente mit dem Mauspfeil öffnen und beim Weiterfahren wieder schließen.

3. Allgemeine Informationen zum Archiv

Die allgemeinen Informationen über das Archiv, seine Anschrift, Erreichbarkeit und Öffnungszeiten gehören nachweislich zu den am häufigsten abgefragten Angaben der archivischen Internetpräsentationen (vgl. die Statistiken über die Zugriffe auf die entsprechenden Seiten des Bundesarchivs, der „ Archive in NRW“ sowie der LAD und der Staatsarchive in Baden-Württemberg). Auf jeder archivischen Homepage sollte der Benutzer folgende Angaben finden können:

  • Kontaktmöglichkeiten: Postanschrift, Telefonnummer, Faxnummer, Email-Adresse. Hier können auch spezielle Durchwahlen und Email-Adressen für die einzelnen Servicebereiche des Archivs, den Benutzersaal (Anmeldung, Aktenvorbestellung, Platzreservierung), die Fotoabholung, die Publikationsbestellung oder die Bibliothek angegeben werden. Mitunter sollen dem Benutzer Organigramme bzw. Geschäftsverteilungspläne mit einer Übersicht über die Abteilungs- und Referatsgliederung (StA Münster, Landesarchiv Berlin, LHA Koblenz) oder eine Liste der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Außenkontakten (Name, Aufgaben, Telefonnummer, Email) gezielte Anfragen ermöglichen (Staatsarchiv Darmstadt, Staatsarchiv Hamburg, Institut für Stadtgeschichte Frankfurt, Stadtarchiv Lübeck, mit Gruppenbild: Stadtarchiv Göttingen).
  • Erreichbarkeit: Anfahrtsskizze, Autobahnanschluß, Stadtplan, Bahnverbindung, Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel (ggf. als Link zu kostenlosen kommerziellen Dienstleistern), Parkmöglichkeiten (Stadtarchiv Bad Kissingen).
  • Öffnungszeiten; ggf. auch aktuelle Hinweise zur Einschränkung der Öffnungszeiten.

Bei Archiven mit einer hohen Zahl ausländischer Benutzer sollten alle Kerninformationen auch in einer englischsprachigen Version (oder auch einer anderen einschlägigen Fremdsprache) zur Verfügung stehen, die über einen entsprechend ausgewiesenen Button (z. B. Flaggensymbol) auf der Startseite angewählt werden kann.

4. Zuständigkeit und Aufgaben des Archivs

Angaben über die territoriale und behördliche Zuständigkeit eines Archivs gehören zu den notwendigen Grundinformationen für die Benutzung seiner Bestände. Dem Benutzer muß erläutert werden, welche Bestände er aufgrund der historischen und aktuellen Zuständigkeiten im Archiv erwarten kann und welche nicht. Diese Definition des Archivsprengels in organisatorischer, geographischer und zeitlicher Hinsicht wird sowohl in gedruckten als auch in Online-Informationen häufig mit einem Überblick über die Geschichte des Archivs und seine organisatorische Zugehörigkeit verknüpft. Mehr noch als bei gedruckten Übersichten sollte bei der Internetpräsentation die Möglichkeit genutzt werden, diese historischen Erläuterungen durch entsprechende Verweise direkt mit der Beständeübersicht zu verknüpfen. Links zu einzelnen Gruppen und Titeln in der Beständeübersicht können dem Benutzer den engen Zusammenhang zwischen der Geschichte eines Archivs und der Tektonik seiner Bestände deutlich machen. Die aktuellen Zuständigkeiten der Archive sind vielfach durch gesetzliche oder andere Regelungen bestimmt, die daher häufig auch Teil ihrer Internetpräsentationen sind (StA Hamburg, Schleswig-Holsteinische Archive , LHA Koblenz, Archive in Hessen). Allgemeinere Darstellungen zu den Aufgaben der Archive (Stadtarchiv Kaufbeuren) oder zur „Alltagsarbeit“ der Archivare (StA Hamburg) können den Besuchern darüber hinaus einen anschaulichen Einblick in Pflichten und Funktionen eines Archivs vermitteln.

5. Benutzung des Archivs

Angaben über die Nutzungsmöglichkeiten und Nutzungsbedingungen gehören zu den archivischen Grundinformationen und sind daher - in unterschiedlichem Umfang - Teil der meisten Internetpräsentationen. Zum Angebot sollten gehören:

6. Impressum

Das Impressum der Homepage sollte die Verantwortlichen für die Betreuung und Programmierung der Seiten nennen und eine direkte Email-Verbindung ermöglichen, über die Kritik, Anregungen und Korrekturen weitergeleitet werden können. Das Datum der letzten Aktualisierung sollte auf jeder Seite der Präsentation ersichtlich sein.

B. Empfohlene Bestandteile

1. Aktuelle Informationen

Die schnelle und kostengünstige Aktualisierbarkeit gehört zu den eindeutigen Vorzügen einer archivischen Internetpräsentation gegenüber allen gedruckten Informationsformen. Aktuelle Termine, Nachrichten und Ereignisse können binnen kurzer Zeit auch außerhalb der Archivräume einem breiten Benutzerkreis zugänglich gemacht werden. Die Homepage kann gleichzeitig dazu dienen, die Öffentlichkeitsarbeit des Archivs, Veranstaltungen, Führungen, Vorträge und Ausstellungen zu präsentieren. Es können Hinweise auf anstehende Jubiläen (Stadtarchiv Hannover, LHA Koblenz ), Ausbildungs- und Praktikumsstellen oder Neuerscheinungen aus den Reihen der Archivpublikationen gegeben werden.

Es ist jedoch darauf zu achten, daß wichtige Informationen, wie aktuelle Einschränkungen der Öffnungszeiten oder die Eröffnung einer eigenen Ausstellung, graphisch hervorgehoben, auch auf die Anfangsseite einer Internetpräsentation gehören, da sie auf einer nachgeordneten Seite mit aktuellen Hinweisen eher übersehen werden.

2. Publikationen des Archivs

Da die Internet-Präsentation auch Teil der archivischen Öffentlichkeitsarbeit ist, gehören Hinweise auf die Publikationen des Archivs zu einem häufigen Bestandteil des Online-Angebots. Die Homepage dient hier zugleich als kostengünstige Werbefläche mit großem Wirkungsbereich.

Die Zusammenstellungen können neben den vollständigen bibliographischen Angaben auch Wiedergaben des Inhaltsverzeichnisses, des Klappentextes, der Einleitung sowie eine Zusammenfassung oder Textauszüge enthalten, die sich aber (zur Verringerung der Ladezeit) erst nach der Auswahl eines Titels in einem gesonderten Fenster öffnen sollten (Regionaal Historisch Centrum Tilburg). Auch Darstellungen der farbigen Titelblätter sollten nicht auf der Anfangsseite (Stadtarchiv Kaufbeuren), sondern erst nach einer Titelauswahl angeboten werden (Institut für Stadtgeschichte Frankfurt).

Für die im Selbstverlag erschienenen oder vom Archiv selbst vertriebenen Publikationen sollte zudem die Möglichkeit einer Online-Bestellung vorgesehen werden (Stadtarchiv Bamberg). Das LHA Koblenz arbeitet dafür mit einem den Internet-Versandhäusern nachgebildeten „Warenkorb“ und einem Bestellformular; Rechnungslegung und Versand können dennoch ‚konventionell‘ bearbeitet werden. Solche Verkaufsangebote können in einen breiteren "Shop"-Bereich integriert werden, der neben Buchpublikationen auch Postkarten, Poster oder Siegelabgüsse anbietet.

Darüber hinaus kann die Homepage eines Archivs als Publikationsforum (vgl. unten bei „Download“) für Tagungsbände (NRW-Archive), kleinere Arbeitsberichte, Referate oder praktische Empfehlungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Archivs dienen (Stadtarchiv Schaffhausen, „Archivfachliche Fragen  “ auf der Website der LAD Baden-Württemberg); Arbeiten von Benutzern können hier ebenso veröffentlicht werden wie Berichte über externe Erschließungs- oder Editionsprojekte zu den Beständen des Hauses.

3. Literatur- und Bibliotheksangebote

Eine Reihe von Archiven bietet den Besuchern inzwischen über die (eigenen) Archivalien-Bestände hinausgehende Informationsmöglichkeiten. Hierzu gehören neben Literaturlisten ("Fachbibliographien“ der LAD Baden-Württemberg) auch Online-Kataloge der Hand- und Dienstbibliotheken (StA Hamburg, Stadtarchiv Tübingen, Stadtarchiv Rosenheim, StA Luzern).

Zahlreiche Anfragen an das Archiv lassen sich erfahrungsgemäß bereits mit Hinweisen auf einschlägige Literaturtitel oder gedruckte Quellensammlungen beantworten. Es liegt daher nahe, auch das Online-Angebot des Archivs um eine Einführung in die Dienstbibliothek (Stadtarchiv Zürich) sowie eine thematisch geordnete, ggf. zugleich kommentierte Literaturauswahl zu ergänzen, die dem Benutzer auch helfen kann, die Bestellung und Benutzung der Archivalien bereits vor einem Archivbesuch gründlich vorzubereiten. Es bieten sich Literaturzusammenstellungen u. a. aus folgenden Bereichen an:

  • Gesamt- und Einzeldarstellungen zur Geschichte des Archivsprengels, ggf. sachlich und chronologisch geordnet;
  • einschlägige Zeitschriften und Reihen;
  • Editionen und Quellensammlungen;
  • Publikationen über die einzelnen Bestände, Nachlässe und Sammlungen des Archivs;
  • Hilfsmittel und Einführungen in die historischen Hilfswissenschaften;
  • archivfachliche Literatur.

Auch hier ist darauf zu achten, daß entsprechende Verweise zur Beständeübersicht, zur Übersicht über die Veröffentlichungen des Archivs sowie ggf. zu den historischen Überblicksdarstellungen vorhanden sind, die ihrerseits wiederum mit entsprechenden Titeln der Literaturliste zu verknüpfen sind. Ferner sollten Links zu den Online-Katalogen der einschlägigen Bibliotheken bzw. Bibliotheksverbunde sowie zu anderen, bereits ins Netz gestellten Literaturzusammenstellungen anwählbar sein. Die Inhaltsverzeichnisse einzelner Zeitschriften sind bereits online recherchierbar. Für einzelne Teile der Literaturlisten oder eine vom Benutzer angegebene Auswahl sollte eine Download- bzw. Ausdruck-Möglichkeit bestehen.

Ob bei Titeln, die in der Dienstbibliothek eines Archivs vorhanden sind, bereits die Signatur angegeben wird (ggf. sogar mit der Möglichkeit, einen Bestellzettel auszudrucken), ist im Einzelfall zu erwägen, da dies erfahrungsgemäß zu einer deutlichen Ausweitung der Bibliotheksbenutzung bis hin zu auswärtigen Bestellwünschen führt. Alternativ kann ein Button mit der Aufschrift „Erweiterte Literatursuche“ den Benutzer zur Suchmaske einer nahegelegenen größeren Wissenschaftlichen Bibliothek oder eines öffentlichen Bibliotheksverbundes weiterleiten.

4. Verweise (Links)

Eine Zusammenstellung von Verweisen (Links) auf die Seiten anderer Archive, zu Universitäten und Forschungseinrichtungen, zu (Historischen) Vereinen und Kommissionen, Bibliotheken, Museen oder einschlägigen Linklisten ermöglicht dem Benutzer auf seiner Suche nach Informationen in der für das Internet typischen Form einen schnellen Wechsel auf die Angebote thematisch verwandter Präsentationen.

Neben dieser Zusammenstellung sollten auf einzelnen Seiten der Archiv-Homepage (s. Literatur- und Bibliotheksangebote, Genealogen, Benutzerschulung) weitere sachspezifische Links angebracht werden.

5. Dateien zum Herunterladen und Ausdrucken (Downloads)

Das Arbeiten im Internetangebot eines Archivs soll nicht zuletzt zur Vorbereitung eines persönlichen Besuchs dienen. Dem Besucher sollte daher die Möglichkeit gegeben werden, die ihn interessierenden Informationen auch in gedruckter Form zur Verfügung und beim Archivbesuch zur Hand zu haben. Neben den Druckfunktionen in der Beständeübersicht und in anderen Menüs (Literatur, Benutzung u. a.) sollten die zum Herunterladen (Download) oder zum Ausdrucken geeigneten und aufbereiteten Dateien in einem gängigen Datenformat (PDF, RTF, DOC) auch auf einer gesonderten Seite bereitgestellt werden. Folgende Angebote können dort hinterlegt werden: „

  • Faltblatt“ mit kurzen Informationen über Anschrift, Öffnungszeiten, Geschichte und Bestände des Archivs (Stadtarchiv Mannheim);
  • Anfahrtsskizze;
  • Beständekurzübersicht (ggf. auch die vollständige Tektonik);
  • historische Karten (keine Farbdarstellungen);
  • elektronische Texte: „
  • Prospekt der Archivpublikationen (Stadtarchiv Stuttgart);
  • „Flyer“ für Archivausstellungen;
  • Programmübersichten für Veranstaltungen und Vortragsreihen des Archivs.

 

6. Landesgeschichte und historische Karten

Angegliedert an Erläuterungen zur Geschichte des Archivs und seiner Bestände finden sich vielfach Übersichten zur Geschichte des Archivsprengels, zur Stadt-, Regional- oder Landesgeschichte (LHA Koblenz), die durch die Beigabe historischer Karten oder digitalisierter Archivalien ergänzt und illustriert werden. Solche Darstellungen gehören zwar nicht mehr zum Kernbestand des archivischen Informationsangebotes, können dem Benutzer - verbunden mit Verweisen auf einschlägige Archivpublikationen und die Darstellung der Archivgeschichte - aber einen Weg zu den Beständen des Hauses weisen. Allerdings wird die Möglichkeit, die Übersichten direkt mit der Beständeübersicht als zentralem Bestandteil der Internetpräsentation zu verknüpfen, noch selten genutzt.

Kartographische Darstellungen mit hinterlegten Links werden bisher vornehmlich für Portale regionaler Archivverbunde verwendet („ Archive in NRW“, „ Archive in Hessen“, Archive in Schleswig-Holstein, Übersicht über die baden-württembergischen Staatsarchive des Landesarchivs, „ Archive in der Arbeitsgemeinschaft Alpenländer“, dänischen Staatsarchive); Möglichkeiten, sie als graphische Werkzeuge für die archivische Recherche zu nutzen, werden derzeit am HStA Hannover erprobt.

7. Erweiterte Benutzerbetreuung (Email, FAQs)

Das Internet bietet neue kommunikative Möglichkeiten, den Kontakt und den Informationsfluß zwischen den Archiven und ihren Benutzern, aber auch der Benutzer untereinander zu gestalten.

Der Anteil der elektronisch per Email in die Archive eingehenden Anfragen nimmt jährlich zu. Anfängliche Befürchtungen, mit Bergen von unvollständigen, flüchtig verfaßten Anfragen nordamerikanischer Familienforscher überflutet zu werden, haben sich aber wohl in keinem deutschen Archiv bestätigt. Gleichwohl sollte die Email-Funktion der Homepage dazu genutzt werden, schon im Vorfeld einen informativen Grundstandard der eingehenden Anfragen zu sichern (HStA Weimar, Troup County Archives). Statt eines einfachen mail-Befehls (mailto), der lediglich das eigene Email-Programm des Besuchers startet, sollte der Kontakt-Button den Benutzer zunächst zu einem Auswahlmenü mit verschiedenen „Betreffen“ führen, z. B.: Allgemeine Anfrage, Genealogische Anfrage, Bestellung von Publikationen / Reprographien, Hinweise zur Homepage o. ä. Das Anwählen des Menüpunktes „Allgemeine Anfrage“ ruft ein vorbereitetes (ggf. zweisprachigen) Anfrageformular auf, in das zunächst Name, Anschrift und Betreff einzutragen sind (StA Luzern). Fakultative Felder können Angaben zu früheren Anfragen oder Benutzungen, bekannte Archivsignaturen oder herangezogene Literatur aufnehmen. Für genealogische Anfragen sollte beispielsweise auf ein Formular zurückgegriffen werden, in das möglichst genaue Angaben zur gesuchten Person oder Familie einzutragen sind. Ein kurzer Erläuterungstext sollte dem Benutzer jeweils die Felder, die Verwendung und den Zweck des Formulars deutlich machen.

Neben die Pflege der klassischen Benutzerkartei oder -datei wird angesichts der Zunahme des digitalen Briefverkehrs in Zukunft die Pflege einer elektronischen Adressendatei eine zentrale Rolle in der Öffentlichkeitsarbeit des Archivs spielen: nahezu kostenfrei und innerhalb kürzester Zeit können via Email aktuelle Meldungen, Publikationsanzeigen oder Hinweise auf Ausstellungsprojekte an alle interessierten Benutzer des Archivs versandt werden. Auf den Benutzungsanträgen sollte daher die freiwillige Angabe einer Email-Adresse vorgesehen sein.

Zu erwägen ist darüber hinaus die Einrichtung einer Mailing-Liste (Regionaal Historisch Centrum Tilburg), in die sich auch interessierte Online-Besucher eintragen können, um regelmäßig aktuelle Informationen oder Nachrichten der „Freunde“ des Archivs („Freunde des Stadtarchivs Mannheim e.V.“, „ Stichting Vrienden van Archief en Librije“ des Streekarchiefdienst Hollands Midden) zu erhalten. Auch wenn sich bisher wohl weder in Europa noch in Nordamerika oder Australien Chat-Rooms mit ausschließlich archivischen Problemen etabliert haben, finden sich in Internet-Präsentationen einzelner Archive durchaus Diskussionsforen (LHA Koblenz) oder Pinboards (Gemeentearchief Delft), die den Online-Benutzern Raum für den Austausch von Informationen, Fragen und Antworten bieten. Solche Seiten geben auch dem betreuenden Archiv Einblicke in aktuelle Probleme und Forschungsinteressen und können Anregungen für den Ausbau des archivischen Serviceangebots liefern.

Manche Internetdienstanbieter haben vor die Benutzung ihrer Email-Funktionen eine Reihe von Fragekatalogen gestellt, die dem Benutzer helfen sollen, sein Problem mit Hilfe der im Angebot bereits vorhandenen Informationen selbständig zu klären oder zu präzisieren. Auch wenn dies im archivischen Bereich wohl noch die Ausnahme ist (und für den Benutzer auch zeitraubend sein kann), so finden sich doch auf manchen Archivseiten (bei nordamerikanischen Archiven sogar regelmäßig) sog. FAQs (Frequently Asked Questions), die dem Besucher in eingängiger Form Antworten auf immer wieder gestellte Fragen vermitteln oder ihn direkt zu der gewünschten Information weiterleiten (Steiermärkisches Landesarchiv, Sevenwolden-Waterschapsstreekarchief, Glasgow University Archives). Für die Darstellung längerer Kataloge gilt auch hier der Grundsatz, die Fragen übersichtlich strukturiert sowie nach Themen geordnet zu präsentieren und den Antworttext erst beim Anwählen einer Frage zu öffnen, um nicht (erneut) einen unübersichtlichen Fließtext darzubieten.

Die Funktionalität der FAQs läßt sich noch weitaus gewinnbringender nutzen, wenn man sie stärker in das archivische Zugangskonzept integriert. Bereits jetzt steht in den meisten Archiven eine beachtliche Sammlung von beispielhaften Rechercheergebnissen in digitaler Form zur Verfügung: hunderte von Antworten auf schriftliche Benutzeranfragen zu vielfältigen Arbeitsthemen. Es bedarf keines komplexen Knowledge-Management-Systems, um diese Textdateien, die das Ergebnis kompetenter Ermittlungen sind, anonymisiert, informativ verdichtet und durch eine Sachsystematik bzw. einen Index erschlossen im Rahmen des archivischen Online-Informationsangebotes für andere Benutzer zugänglich und ertragreich zu machen. Nutzen und Wert dieses Angebots liegen auf der Hand: es werden Fragen beantwortet, die nachweislich im Interesse der Benutzer liegen; die Antworten helfen ihnen, Anfragen zu präzisieren oder geben ihnen bereits konkrete Hinweise (bis hin zu den Signaturen), welche Bestände für ihr Thema relevant sind bzw. - was für alle Beteiligten mindestens ebenso hilfreich sein kann - für welche Fragestellungen das Archiv keine Bestände bereithält.

C. Fakultative Bestandteile

1. Angebote für spezielle Benutzergruppen

Bisher haben nur wenige deutschsprachige Archive spezielle Angebote und Einstiegsseiten für Familienforscher (Stadtarchiv Bremerhaven, Stadtarchiv Koblenz, Stadtarchiv Mainz, Stadtarchiv Staufenberg, Stadt- und Landesarchiv Wien), heimat- und ortsgeschichtlich interessierte oder andere Benutzergruppen in ihre Internet-Präsentationen aufgenommen. In den Niederlanden und im englischsprachigen Bereich gehören spezielle Seiten für Genealogen und Schulen dagegen zum festen Bestandteil der archivischen Homepages. Für genealogisch interessierte Benutzer könnte ein spezielles Angebot beispielsweise folgende Bestandteile umfassen:

  • Einführungstexte und Ermittlungsstrategien (ggf. mit Verweisen auf Hilfsmittel oder Online-Angebote aus dem Bereich der Benutzerschulung);
  • Verweise auf einschlägige Bestände und Sammlungen;
  • Literaturhinweise, ggf. als Links zur Literaturübersicht;
  • Verweise auf bereits bestehende Angebote im Internet.

2. Benutzerschulung

Während das Angebot an gedruckten Einführungen in die Archivarbeit zunimmt und bereits die Forderung nach einem „Praktikum im World Wide Web als neue Dienstleistung der Archive für Lehre und Forschung“ erhoben wurde (Weber: Digitale Repertorien, S. 14), finden sich in den Internet-Präsentationen deutscher Archive bislang nur wenige Angebote zur Benutzerschulung. Das LHA Koblenz bietet seinen Online-Besuchern beispielsweise Einführungen in verschiedene Archivaliengattungen, die mit Abbildungen kombiniert sind.

Zu einem Angebot könnten beispielsweise gehören:

Auch hier sollten Verweise auf die Beständeübersicht einen schnellen Weg zu den Archivalien des Hauses deuten.

 

3. Erweiterte Archivinformationen

Der ständigen Erweiterung des archivischen Informationsangebots im Internet sind angesichts sinkender Speicherplatzkosten und steigender Rechnerleistungen prinzipiell kaum noch Grenzen gesetzt, auch wenn der notwendige Arbeitsaufwand für die Erarbeitung von Texten und Programmkonzepten viele Archive zur Beschränkung oder zur Verwendung bereits für andere Zwecke erstellter Vorlagen zwingt. Bei der Einbindung vorhandener digitaler Texte, von Jahresberichten (Stadtarchiv Göttingen, Stadtarchiv Geseke, Stadtarchiv Bamberg) oder anderen weitergehenden Informationsmaterialien sollte aber - wie in allen Teilen der Online-Präsentation - auf eine graphisch und inhaltlich den Möglichkeiten und Grenzen des Netzes angepaßte Wiedergabe geachtet werden, die knappe Texte und anschauliche Diagramme verwendet.

Als Ergänzung der archivischen Kerninformationen bieten einige Archive den Besuchern in Form eines Archivrundgangs (Regionaal Archief Leiden) oder einer „virtuellen Ausstellung“ (Stadtarchiv Münster, Universitätsarchiv Saarland , Gemeentearchieven Kampen, Zwolle, Deventer und Zutphen) umfangreiche Präsentationen ausgewählter Archivalien an oder führen den Besucher mit einer Darstellung des Lesesaals in die Benutzungs- und Informationsangebote des Archivs ein (geplant für die Online-Präsentation des Stadtarchivs Hannover).

Das LHA Koblenz versucht, über eine „virtuelle Archivführung“ und „Fotos vom Haus, seinen Räumlichkeiten und Funktionalitäten mit Comic-Elementen“ besonders den archiv-unerfahrenen Benutzern „einen unterhaltsamen und fast schon spielerischen Einblick in das Arbeiten im Archiv“ zu vermitteln (Dorfey: Benutzungsanleitung, S. 87). Auch wenn der Einsatz von Infotainment-Elementen bislang noch eher den Erwartungen des durchschnittlichen Internet-Users als den Gewohnheiten des durchschnittlichen Archivbenutzers entsprechen dürfte, bleibt die berechtigte Forderung nach einer graphisch ansprechenden und didaktisch angemessenen Gestaltung und Aufbereitung des archivischen Internetangebotes, das jedem Benutzer offenstehen und ihm grundsätzlich die Möglichkeit bieten sollte, auch ohne einschlägige Vorkenntnisse einen Zugang zu den Beständen zu finden.

Literaturauswahl „Archive und Internet“

Bischoff, Frank M.: Archive in Nordrhein-Westfalen im Internet - Informationsvermittlung im landesweiten Verbund, in: Vom Findbuch zum Internet. Erschließung von Archivgut vor neuen Herausforderungen. Referate des 68. Deutschen Archivtags, 23.-26. September 1997 in Ulm, Siegburg 1998 (Der Archivar, Beiband 3), S. 113-124.

Bischoff, Frank M. / Reininghaus, Wilfried (Hrsg.): Die Rolle der Archive in Online-Informationssystemen. Beiträge zum Workshop im Staatsarchiv Münster, 8.-9. Juli 1998 (Veröffentlichungen der staatlichen Archive des Landes Nordrhein-Westfalen, Reihe E: Beiträge zur Archivpraxis 6), Münster 1999, Einleitung S. 7-17, Zusammenfassung der Diskussion S. 213-225.

Bischoff, Frank M.: Archivische Informationsvermittlung im Wandel: Internetverbund, Rechercheservice und Datenpflege in Nordrhein-Westfalen, in: Bischoff, Frank M. / Reininghaus, Wilfried (Hrsg.): Die Rolle der Archive in Online-Informationssystemen. Beiträge zum Workshop im Staatsarchiv Münster, 8.-9. Juli 1998 (Veröffentlichungen der staatlichen Archive des Landes Nordrhein-Westfalen, Reihe E: Beiträge zur Archivpraxis 6), Münster 1999, S. 57-83. - Abstract unter dem Titel „Nordrhein-Westfälische Archive im Internet“: http://www.archive.nrw.de/dok/workshop01/bischoff/rechts.html.

Bischoff, Frank M.: Recherchieren im virtuellen Archivverbund. Neue Möglichkeiten des Benutzerservice im Internet, in: Archiv und Wirtschaft 32 (1999) H. 3, S. 113-124.

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